Деловое письмо по “косточкам”
Деловые письма можно поделить на несколько видов:
- Ознакомительные, где письмо несет какое-то общее коммерческое предложение и информацию о Вас. Уточняющие письма, в которых оговариваются детали или какие-то изменения.
- Сопровождающие, несущие в себе файлы с договорами, сметами или счетами.
- И наконец конкретное письмо с конкретным предложением!
Последнему я бы уделил больше внимания.
Предлагаю воспользоваться алгоритмом, который уже давно озвучил известнейший Лео Барнетт (Leo Burnett). Алгоритм прост и эффективен, однако мне встречались руководители рекламных групп, которые забывали об этих простых правилах.
Пиши проще – Именно проще! Стоит излагать исключительно доступным и понятным языком, а по написанию прочесть и сократить количество слов в два раза. Используйте абзацы для выделения информации, это зрительно привлекает читателя.
Пиши так, чтобы запомнили – Именно запомнили! Не стоит ни в коем случае начинать с представления о себе или своей компании( если это конечно не ОЗНАКОМИТЕЛЬНОЕ письмо, в эффективность которого я слабо верю). Не забывайте, что Вам нужно продать товар/ услугу, а деловое письмо являет собой один из инструментов активных продаж.
Начать стоит с конкретного уникального предложения, которое поможет решить проблему потенциального клиента. Например с вопроса: “Не знаете как избавиться от отработанных покрышек ?..” Или “Вы знаете как повысить свою популярность?..” Ведь Ваша цель как раз привлечь внимание клиента. Разумеется в письме Вы должны самостоятельно ответить на этот РИТОРИЧЕСКИЙ вопрос.
И заключить ответ в уникальное предложение. Предложение стоит так же дополнить конкретными деталями. Никакой пространной информации вроде: “самые низкие цены” или “самый лучший дизайнер”. Только конкретика! Например: “наши цены ниже на 20%” или “доставка и монтаж за 1 день”, но об этом мы поговорим при обсуждении маркетинга.
Пиши так, чтоб хотелось увидеть – Как говорится, “лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать”. И это абсолютно верно. Обратите внимание, при походе в ресторан или кафе, на меню- там уже давно практикуется это ход. Напротив ценников и названий находятся фотографии блюда.
Они помогают Вам делать выбор. Так снабдите свое предложение изображениями! Есть мнение, что фото могут занимать от 1/4 до 1/3 от общей части письма. Так же известно, что одно большое фото производит больший эффект чем несколько меньших.
Пиши так, чтоб было интересно – Интересно чтобы это значило?
А значит это примерно следующее. Имеет смысл персонализировать письмо и отправлять его конкретному специалисту(это привлекает и даже иногда льстит). Письмо отправленное на отдел, упадет на дно почтового ящика, заваленное сверху кипой таких же писем. Это потребует узнать его имя/ должность в ходе телефонных переговоров или на сайте компании.
Так же, не лишним будет снабдить Ваше письмо дополнительными ссылками на полезную информацию той тематики ,которую Вы представляете. Это даст повод лишний раз к Вам обратиться. Предложите с Вами связаться или что еще лучше – назначьте встречу. Определите следующий шаг.
Умение грамотно вести деловую переписку и тем самым представлять свои товар, будут отличным дополнением к Вашему личному обаянию и умению общаться.
