8 эффективных методов тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент-это практика сохранения вашего времени путем организации, систематизации и максимизации того, как вы делите свое время между различными проектами и событиями.

Даже когда вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, хороший тайм-менеджмент позволяет вам продвигаться к намеченным целям и достигать больших результатов за меньшее время.

Эффективные методы управления временем поддерживают вас в выполнении задач в течение выделенного времени. При правильном применении времени и организации деятельности вы легко сможете обеспечить себе лучшее превосходство в задаче.

Преимущества тайм-менеджмента

Преимущества эффективных методов тайм-менеджмента заключаются в том, чтобы заставить сотрудников работать лучше и делать все за меньшее время:

• Повышение производительности.
• Организуйте рабочую нагрузку максимально эффективным образом.
• Будьте более сосредоточены на работе.
• Расставьте приоритеты в своих обязанностях.
• Приблизьтесь к поставленным целям.
• Уменьшите количество прерываний.
• Улучшено планирование и баланс времени для каждой задачи.
• Эффективные навыки тайм-менеджмента

Вот некоторые из эффективных навыков тайм — менеджмента, которые вам необходимо развить:

Определение приоритета

Определение приоритетов помогает вам эффективно распоряжаться своим временем и четко представлять себе, что, когда и к какому сроку вы должны закончить. Тратить время на то, чтобы каждый день правильно расставлять приоритеты, экономит время и повышает концентрацию.

Эффективные навыки тайм — менеджмента помогают вам хорошо организовать свое время, давая вам лучший контроль и мотивацию каждый день.

Постановка целей

Наличие целей дает вам сильное чувство цели и концентрации, помогая вам правильно контролировать свое время.

Цели проекта позволяют вам простое направление и маршрут, чтобы следовать, чтобы максимизировать ваше время эффективно, так что вы определяете, что вы хотите сделать, когда.

Организация

Вы можете улучшить свои навыки управления временем, организовав лучшее и точное расписание. Оставайтесь управляемыми и организованными, чтобы быть более решительными в работе, пунктуальными и продуктивными.

Делегирование

Делегирование помогает вам увеличить время, которое вы заполняете на своей самой важной задаче, и устраняет малозначительную работу, которая освобождает дополнительное время.

Управление стрессом

Управление стрессом помогает вам быть более свободным, повышать позитивную энергию и мотивацию. Вы можете думать лучше со свободным умом, а не с напряженным умом; следовательно, управление стрессом необходимо для повышения энергии.

Вот 8 эффективных методов управления временем:

Составьте расписание

Составление ежедневного расписания задач так же просто, как список дел, включая все действия, которые вы должны сделать, и время, выделенное на это.

Расписание поможет вам вспомнить, что делать, когда делать, ваш следующий проект, когда начинать, что бесплатно и многое другое о проектах.

Как составить эффективный график?

• Заведите дневник с датами или воспользуйтесь любым программным обеспечением для планирования времени.
• Пройдите через каждый отложенный проект, который у вас есть.
• Перечислите все и найдите время, необходимое для завершения проекта, и сроки выполнения каждого проекта.
• Разделите проекты на более мелкие модули и перечислите время их завершения.
• Если вы работаете в команде, поделитесь ею с другим членом команды, в противном случае продолжайте выполнять задание в соответствии с графиком.

Таким образом, эффективный график улучшает видимость требований между различными назначениями и помогает установить цели и требования для каждого проекта.

Приоритеты вашей работы

Эффективные методы тайм-менеджмента включают в себя приоритизацию наиболее важных задач.

Определение приоритетов проясняет, что важно для достижения ваших целей, а что нет. Чтобы получить больше результатов за меньшее время, важно осознать и обдумать свои цели.

Расстановка приоритетов-это продуктивный и четкий метод управления временем.

Часто существует список задач, которые могут показаться непреодолимыми. Чтобы организовать их, вам нужно разделить свой список дел на различные группы и небольшие модули.

Вы должны установить четкие приоритеты для своей задачи, чтобы помочь себе выполнить задачу в соответствии с их важностью, срочностью, временем и необходимыми усилиями.

После группирования задач по их важности и срокам их завершения следуйте правилам:

• Важно и срочно: Вы должны начать делать эти работы в первую очередь.
• Важно, но не срочно: Вы можете запланировать эти работы, чтобы сделать позже.
• Не важно, но срочно: Вы можете это сделать, если это возможно.
• Не важно и не срочно: задачи, которые попадают в эту группу, можно пропустить.

Сосредоточьтесь на одной цели за раз

Первый шаг, чтобы лучше управлять своим временем,-это планирование списка дел. После этого вам нужно сократить свой список дел не более чем до пяти приоритетов каждый день.

Затем, когда у вас будет сосредоточенный список дел, сосредоточьтесь на одной цели за раз, пока не закончите.

Люди часто предпочитают многозадачность, но это неэффективная и неэффективная практика, которая приносит больше вреда, чем пользы.

Во время многозадачности вашему мозгу нужно время, чтобы переключиться с одной миссии на другую, пытаясь сделать слишком много вещей, которые приводят к задержке времени, поэтому вы не так продуктивны, как вы заставляете и хотите.

Вместо многозадачности было бы лучше, если бы вы попытались сконцентрироваться на одной цели за раз и завершить ее, а затем переключиться на другую.

Если вы сделаете перерыв после выполнения одной задачи, переход будет плавным, и ваш мозг будет готов взять на себя новую задачу.

Найдите способы минимизировать перерывы.

У вас может быть много перерывов, от которых вы можете освободиться, таких как электронная почта, звонки, современники или обсуждения в чате.

Это может быть привлекательно-проверять свой почтовый ящик каждую минуту и комплексовать в офисной светской беседе или болтать со своей командой в чате. Но на самом деле это убивает вашу продуктивность.

Вот некоторые из способов минимизировать перерывы:

• Выключите уведомления: Вам нужно отключить все уведомления на вашей электронной почте и телефоне, так как вы будете отвлекаться каждый раз, когда вам сообщают о новой почте, сообщении, обновлениях или любых звуковых сигналах.
• Если у вас есть офис, поставьте на дверь табличку «Не беспокоить»; кроме того, вы можете сделать это с помощью телефона и других мгновенных сервисов.
• Научитесь говорить “Нет” и не будьте готовы помочь в любой момент. Пусть другие видят, что вы что-то делаете, и вы поддержите, когда у вас будет время.

Перерывы-это то, что отгоняет нас от работы. Сведите к минимуму прерывание, и вы увидите, насколько легче вам сосредоточиться на завершении задачи.

Определите для себя более короткие сроки

Вы когда-нибудь понимали, что если у вас есть достаточно времени, чтобы выполнить задание, тем выше вероятность того, что вы отложите его вместо того, чтобы использовать это время для выполнения задания быстрее?

Задача возрастает по мере заполнения времени, доступного для ее выполнения. Поэтому, если у вас есть больше времени для выполнения задачи, чем вам нужно, скорее всего, вы не сделаете это быстрее.

Следовательно, вы можете установить короткий срок для выполнения поставленной задачи.

Если вы все еще будете бороться за то, чтобы укрепить себя, чтобы быстрее выполнить задачу, попросите кого-нибудь из вашей команды оценить вашу задачу на определенную дату, чтобы вы теперь взяли на себя выполнение задачи, соответствующей показанным результатам.

Понять, как делегировать

Часто ли вы чувствуете беспокойство и тягость? Или что ваша задача кажется отложенной? Если это так, то вам, возможно, придется оттачивать свои навыки делегирования.

Факторы, способствующие делегированию:

Здесь упомянуты некоторые факторы, которые способствуют делегированию задачи, включая:

• Сроки реализации проекта / дедлайны.
• Сколько времени доступно для выполнения этой задачи?
• Есть ли время перестроить задачу, если она не была выполнена с первого раза правильно?
• В чем смысл того, что вы не закончили задание вовремя?

Ваши возможности или цели для развития или задачи в том числе:

• Насколько важно, чтобы результаты имели максимально возможное превосходство?
• Достаточно ли хорош “удовлетворительный” результат?
• Будет ли разочарование жизненно важным?
• Насколько катастрофа повлияет на другую задачу?

Делегируя задачи, вы можете продемонстрировать своим сотрудникам, что цените их усилия.

Разрешите им делать выбор и, если нужно, возьмите на себя обязательство управлять им. Таким образом, у вас не только будет меньше работы, но и ваши помощники тоже будут расти.

Практикуйте привычку говорить “НЕТ”.

Понимание ваших ограничений в отношении количества работы, которую вы можете выполнить в предполагаемые сроки, очень важно не только для того, чтобы принести то, что вы посвятили.

Это также помогает избежать стресса, связанного с работой, и, в конечном счете, чувствовать себя переваренным.

Вы можете чувствовать себя неловко, говоря “нет” своему менеджеру, боссу или даже начальнику, и это иногда может быть также пугающим, но вот несколько способов сказать «Нет» вежливо и уверенно:

• Если вы уже заняты другой важной задачей, объясните их и объясните, как новая задача может повлиять на ваши предыдущие задачи.
• Если у вас уже есть много дел, и ваш менеджер просит вас иметь друг друга, покажите им свой список неотложных дел. Позвольте им решить, является ли задача, которую они просят вас выполнить, более важной или нет.
• Никогда не придумывайте фальшивые оправдания, которые не являются более здоровым способом согласиться с просьбами. Объясните, почему вы не можете выполнить задачу в данный момент.
• Запросите, может ли задание быть приостановлено: в большинстве случаев первоначальная дата, когда кто-то просит вас доставить задание, не является точной датой его выполнения.

Продемонстрируйте менеджеру, что если можно запланировать новую задачу на будущее, то вполне возможно, что вы ее возьмете.

Как научиться говорить нет. Часть первая.

Как научиться говорить нет. Часть 2

Демонстрация того, почему вы не можете взять на себя больше задач или спорить о сроках, может помочь вам свести к минимуму количество новых заданий, поскольку вы не хотите, чтобы вас считали тем, кто отказывается работать.

Создание ежедневного отчета

• Если вы создадите ежедневный отчет о потраченном времени, вы сможете получить сводку о своей деятельности. Сколько времени требуется, чтобы закончить задание вовремя?
• Привычка вести сводку ежедневных задач помогает вам заметить, где вы хорошо справились и что нужно сделать.
• В конце каждого дня вы можете просмотреть свой список, проверить законченную задачу и составить расписание оставшихся задач. Отчет помогает вам позитивно управлять выполненными задачами, поощряя вас к мотивации на следующий день.
• Если некоторые задачи все еще не решены в вашем списке, спросите о причине за вашим препятствием или о причине, по которой вы не смогли закончить его вовремя.
• Если задача слишком длинная или широкая, разделение ее на меньшие модули поможет вам сделать ее более организованной и завершить ее вовремя.

Вывод

Эффективные методы тайм-менеджмента могут остановить чувство стресса, тревоги и подавленности.

Вы часто будете чувствовать себя подавленным, когда у вас слишком много дел и слишком много вещей, которые нужно выполнить.

Улучшение управления временем выполнения задач поможет вам улучшить результаты и достичь поставленных целей с меньшей самоотдачей и более успешной тактикой.