10 лайфхаков по тайм-менеджменту

Вы когда-нибудь чувствовали необходимость быть более продуктивным и организованным, чтобы достичь гораздо большего, чем вы делаете сейчас?

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков, которые вам нужно развивать в жизни. Эффективное управление временем позволяет вам стать более продуктивным в достижении целей и задач, поставленных вами на работе.

Вы также становитесь лучше в повседневной жизни.

Что нужно делать чтобы научиться управлять своим временем

1. Проведите аудит времени

Чтобы приобрести навык управления временем, вам нужно выяснить, где вы проводите большую часть своего времени и что вы делаете в это конкретное время.

Отслеживайте все свои действия в течение недели и оценивайте их, чтобы найти области, которые нуждаются в улучшении.

Например, если большая часть вашего времени используется на непродуктивных совещаниях и задачах с низким приоритетом, попробуйте перенести расписание. Таким образом, вы внесете больше позитива в свой распорядок дня, чтобы достичь большего, чем вы делаете в настоящее время.
Расставьте приоритеты в своей работе в соответствии с важностью, которая имеет каждая задача.

Сначала необходимо выполнить самые важные и тяжелые задачи, чтобы вы могли расслабиться, выполняя остальные, менее важные.

2. Готовьтесь ко встречам заранее

Собираясь на встречу, четко определите пункты, которые необходимо рассмотреть на встрече.

Это поможет вам сэкономить драгоценное время, которое вы можете использовать для продуктивного выполнения других задач.
В дополнение к этому, поделитесь соответствующей информацией со своими коллегами и подчиненными. Это гарантирует, что они будут знать о темах, рассматриваемых на совещании.

3. Установите временные ограничения

Прежде чем приступить к выполнению задачи, убедитесь, что вы установили таймер для этой конкретной задачи. Это даст вам знать, сколько времени потребуется для завершения.
Устанавливая временные ограничения, вы будете больше концентрироваться на своей работе и с большей вероятностью завершите ее вовремя.

Если вам все еще не удается выполнить свои задачи в заданное время, изучите рабочий процесс. Устраните ненужные перерывы для своевременного выполнения задач.

4. Планируйте свою неделю

Планируйте свою неделю в воскресенье, чтобы вы знали свои приоритеты. Составьте полноценный план относительно назначенных вами мероприятий, чтобы вы ничего не забыли.
После выполнения задач отметьте их как выполненные в блокноте.

Это позволит вам упростить ваши задачи, и у вас будет лучшее представление о времени, которое вам нужно потратить, чтобы завершить свою работу.

5. Создайте ежедневный план

Прежде чем приступить к распорядку дня, уделите несколько минут тому, чтобы составить план задач, запланированных на этот день.

Это позволит вам узнать, сколько времени вы можете потратить на каждую отдельную задачу.
Более того, это будет мотивировать вас весь день, и вы сможете работать лучше.
Большинство людей считают первый час своего дня наиболее продуктивным. Если вы один из них, используйте это драгоценное время для выполнения самых важных задач.

6. Не отвлекайтесь

При работе с задачей с высоким приоритетом убедитесь, что вы включили функцию «Не беспокоить» на смартфоне и ноутбуке.

Вы также можете выйти в автономный режим, выйдя из всех сайтов социальных сетей.
Стоит отметить тот факт, что вы не должны учитывать многозадачность, когда делаете что-то важное.

Когда вы работаете в многозадачном режиме, вы обращаете свое внимание на несколько других задач и теряете фокус.

7. Не ждите вдохновения

Вместо того чтобы ждать вдохновения, создайте для себя идеальную среду для работы.

Ожидание вдохновения – пустая трата времени, а у бизнесменов нет времени на такие вещи, потому что время – деньги.
Держите свой разум занятым и держитесь подальше от мечтаний, потому что эти эмоции также имеют тенденцию тратить ваше драгоценное время. Точно так же, вместо того, чтобы стремиться к совершенству, стремитесь к лучшему результату, и совершенство будет автоматически следовать за вами.

8. Организуйте свою почту

Всегда держите ваш почтовый ящик организованным, чтобы вы могли найти нужную электронную почту, не тратя время впустую. Люди с беспорядочным почтовым ящиком обычно теряют важную информацию в тот момент, когда они больше всего в ней нуждаются.

Чтобы организовать свою почту, вам необходимо сделать следующее:

• Держите ваш почтовый ящик в чистоте
• Архивируйте сообщения, которые важны, но не требуют немедленных действий
• Храните файлы, вложенные в сообщения, чтобы иметь к ним доступ позже, когда это необходимо
• Используйте фильтры, чтобы назначать ярлыки всем входящим и исходящим сообщениям.

9. Используйте свой календарь

Хранение календаря на рабочем столе – это всегда хорошая идея, чтобы отслеживать предстоящие встречи, рутинные задачи и события.

Отметьте выполненные задачи и завершите те, которые остались, чтобы вы могли наслаждаться досугом, занимаясь веселыми делами.

Вы также можете загрузить приложение календаря на свой смартфон, чтобы знать, когда именно определенное задание должно быть выполнено.

10. Сбалансируйте свою жизнь

Возьмите на себя полную ответственность за свою работу и найдите время, чтобы расслабиться.
Ключ к сознанию без стресса – сбалансированная жизнь. Прекрасно проведите время со своими друзьями и семьей, когда вы не на работе, потому что вы это заслужили.

Мой опыт применения тайм менеджмента

Долгое время я не понимал важность тайм-менеджмента. Потом я подумал, что неплохо бы повысить  свою эффективность, чтобы успевать больше и меньше получать стрессов. 

Я читал о разных подходах. На эту тему есть много умных книг и исследований. Но для себя я нашёл только один эффективный метод. 

Планирование. Самый простой и эффективный способ. 

Я составляю план на день, в нём прописываю самые важные задачи. Для некоторых задач указываю конкретное время, для большинства ограничений по времени нет. 

Постепенно я прокачал свою самодисциплину. теперь я могу легко составить план и выполнить его в течение дня. 

Это позволяет мне откладывать на потом, делать всё вовремя, не забывать о важных делах. Такой подход экономит не только время, но и помогает достигать целей. 

Есть еще несколько версий планирования, например стратегия закрытого списка.

 Вы просто составляете список дел, начинаете их выполнять в любом порядке, пока все дела из списка не выполнены новых дел вы туда не заносите.

Я рекомендую всем людям учиться управлять их временем, это помогает жить более полноценно и качественно.

P.S.

Ваше время принадлежит вам

Поэтому вместо того, чтобы тратить его на непродуктивные задачи, используйте его для достижения целей, которые что-то значат для вас. Поручите некоторые задачи своим подчиненным и научите их эффективно работать.

Таким образом, вы можете тратить свое драгоценное время на то, что другие не способны выполнить.