Быть хорошим сотрудником или коллегой полезно, не правда ли?
Хотя бы иногда.
Чаще всего можно быть полезным, но не все время. Согласно исследованию, люди постоянно чувствуют потребность помогать, поэтому они часто говорят: «Да», и чувствуют дискомфорт во время отказа. В результате продуктивность и качество их работы падает, но все может быть иначе.
Умение отказывать – это навык, который можно приобрести.
В этом курсе, разбитом на несколько статей я научу вас определять ситуации, когда можно отказывать. Вы научитесь говорить так, что другие вас услышат.
Быть полезным – это хорошо.
Но лучше делать это в нужное время и в конкретных ситуациях. Присоединитесь к изучению данного курса, и вы узнаете, когда и как можно сказать «Нет».
Когда говорить: «Нет». Определите, что является важным.
Давайте подумаем, когда имеет смысл говорить: «Нет».
Краткая оговорка: в этом курсе мы ведем речь только о том, как сказать: «Нет», если кто-то желает вашей помощи на несколько минут или часов. Мы не будем говорить о том, как сказать «Нет» предложениям по работе или разным видам поощрений.
Первый шаг заключается в определении того, что является самым важным.
Вы же не хотите говорить всегда «Да», когда люди просят вашей помощи. И вы не хотите всегда говорить: «Нет».
Вы должны быть уверены, что выбираете правильный вариант.
Чтобы это сделать вам необходимо быстро продумать три момента.
Ваша первая мысль должна быть об объективной важности работы. Мне, например, нравится рассуждать с точки зрения известного принципа Парето, который называют правилом 80/20.
Идея проста: 20% вашей работы являются действительно важными, так как они генерируют 80% ценности вашей работы. Оставшиеся 80% не то что бы совсем не имеют значения, просто они не так важны, это работа, которую нужно выполнить.
Я хочу, чтобы вы постоянно думали о том, что имеет наибольшее значение, например, о ваших обычных обязанностях, о работе, которой больше всего интересуется ваш руководитель и которая является жизненно важной для вашего коллектива.
Скоро вы сможете точно и инстинктивно чувствовать, является просьба о помощи чем-то действительно важным. В таких случаях говорите: «Да». В остальных будьте готовы сказать: «Нет».
Теперь я хочу, чтобы вы подумали о человеке, который просит вас о помощь.
Подумайте о том, как часто вас просят о помощи.
Если ежедневно, то это слишком часто.
Если вас просят только один раз в месяц, когда возникает безвыходная ситуация, то это нормально.
Подумайте о важности работы, на которой сосредоточен человек, просящий вас о помощи.
И правило 80/20, является ли данная работа действительно стратегически важной.
Если кто-то обращается к вам редко, но с довольно важной задачей, именно тогда вы можете сказать: «Да», или решитесь сказать: «Нет». Если вы не скажите: «Нет» в нужный момент, то этот человек будет обращаться к вам снова и снова.
Вы просто обязаны защитить свое рабочее время и не позволять людям помыкать вами.
И наконец подумайте о вашей текущей рабочей нагрузке, не загружены ли вы в тот момент, когда кто-то обращается к вам за помощью.
Или наоборот, может в этот день вы очень заняты и у вас жесткий дедлайн. Чем больше ваша текущая рабочая нагрузка, тем разумнее будет сказать: «Нет».
Полезно сопоставить важность вашей текущей работы и работы, помощи в которой просит ваш коллега. В случае, если он работает над чем-то более важным для коллектива, разумно будет остановиться и попытаться помочь ему. Хотя бы на то время, которое не повлияет на эффективность вашей собственной работы в этот день.
Умение сказать «Нет» является ценным и важным качеством.
Начните думать о том, насколько важной является ваша работа по отношению к той, на которой кто-то просит Вас сосредоточиться.
И остерегайтесь помогать кому-то слишком часто, так как это может стать ожидаемым, и не забывайте о вашей собственной рабочей нагрузке.
Быстрый анализ каждого из этих пунктов поможет вам сделать уверенный и эффективный выбор ситуации, в которой следует сказать: «Нет».
Как научиться говорить нет. Понимайте последствий.
Итак, я понимаю, о чем вы можете подумать. Одно дело правильно оценивать важность определенного участка работы, но другое дело разбираться с последствиями отказа на просьбу, когда человек определённо хотел слушать «Да».
Поэтому давайте подумаем о возможных последствиях, когда вы сказали: «Нет».
Каждый раз, когда вы решаетесь сказать: «Нет», вы сталкиваетесь с несколькими вероятностями. Они не являются несомненными фактами, это просто вероятность.
Ваша задача заключается в том, чтобы предоставить другим возможность осознать, что ваш отказ является полностью обоснованным.
Например, если вы говорите: «Нет», вы можете столкнуться с определенными неожиданными для вас последствиями в отношениях. Вы должны понимать, что каждая рабочая ситуация рассматривается в контексте отношений, и даже если вы полностью продумали ситуацию и полагаете, что ваш выбор правильный, он может отрицательно повлиять на отношение с человеком.
В зависимости от обстоятельств человек может пересмотреть свое отношение к вам с позиции вашей лояльности, вашей рабочей этики, отношение к вам как к командному игроку, и в конечном счете его общее отношение к вам.
Давайте сопоставим краткосрочные и долгосрочные последствия. В ближайшей перспективе у человека могут возникнуть по отношению к вам отрицательные мысли, которые мы уже упомянули.
Но даже если они не появятся сразу, есть масса вариантов, когда они могут возникнуть в долгосрочной перспективе. При этом этот человек может повлиять на возможность вашего карьерного продвижения.
Кто-то малознакомый c командой может спросить у него мнение о вас.
Вдруг он когда-то сможет стать вашим боссом ))
Так что еще долгое время могут возникнуть неожиданные последствия. Если такое может произойти с одним человеком, что будет если подобное случится между вами и группой людей.
Это же возможно, верно? Я имею в виду, например, если вас попросят о быстрой помощи 10 человек за месяц, и вы после раздумий возьмете грех на душу отказать троим из них, кто сможет точно сказать, как они это воспримут и как они разделят свои мысли о вас с другими. Так что теперь мы говорим не просто о возникновении небольшого холодка в отношениях, а о значительной угрозе для вашей репутации.
Ладно, расслабьтесь. Я просто пытаюсь немного вас растормошить, ведь именно такие мысли о возможных последствиях могут неосознанно возникнуть у человека, если вы отказываете людям в помощи.
При этом заставляя вас всегда хотеть сказать: «Да». Не делайте этого, просто поймите, что, если вы следуете советам этого курса и являетесь хорошим работником, вероятность возникновения подобных проблем минимальна.
Но когда вы правильно говорите: «Нет» и заняты серьезной работой, это того стоит. И некоторое время спустя люди научатся уважать ваше время.
Как научиться говорить «Нет». Выберите вид объяснения.
Многие думают, что если вы решили отказать, то сказать: «Нет» не сложно. Вы просто говорите «Нет».
Это совсем не так, вы должны быть более вдумчивыми.
Фактически есть три замечательных способа сказать: «Нет» в ситуации, когда кто-то просит вашей помощи.
Давайте сначала подумаем о наиболее распространенном ответе, именно тогда вы говорите человеку: «Я сожалею, я слишком занят».
Если вы уже думали об этом, и вы действительно сейчас не можете помочь – прекрасно. Однако это не означает, что в конечном счете вы не поможете.
Самым лучшим способом является сделать так, чтобы ваш ответ «Нет» был воспринят и одновременно гарантировал отсутствие долгосрочных проблем.
Сразу предложите помочь позднее. Когда вы говорите: «Нет», просто попросите немного подождать.
Например, посмотрите на свое расписание и скажите: «Как насчет 14:00? К этому времени я смогу на несколько минут освободиться и помочь».
Теперь, если вы это сказали, вы должны исполнить свое обещание, иначе возникнет ситуация, когда вы говорите одно и делаете совершенно другое.
Второй основной вариант заключается в том, чтобы сказать: «Нет» и перенаправить человека к источнику, более подходящему для помощи.
Характер помощи может быть чем-то обыденным или не столь сложным для вас. Но это также может быть для кого-то объективным развитием.
Например, если в коллективе имеется молодой специалист или кто-либо для кого эта работа была бы интересной, предложите их кандидатуру для помощи.
Итак, первые два варианта, которые я упомянул, являются положительными ответами даже при условии, что вы сказали: «Нет».
Например, вы решаете сказать кому-то: «Это не моя работа». Такой ответ мне совсем не приносит пользы даже в случае, когда такая фраза верна. Вы знаете, что на большинстве должностей люди работают в соответствии с формализованным списком должностных обязанностей, так называемой должностной инструкцией.
Когда их просят кому-то помочь или по причине чрезмерной занятости, они говорят: «Это не моя работа». Вы должны понять, что каждый раз, когда кто-то говорит подобное, другие услышат больше чем «Это не моя работа».
Это воспринимается как «Вы мне не нравитесь. Меня не интересует наша команда». Таким образом эта фраза объективно стала чем-то постыдным, но я советую вам избегать ее по другой причине.
Она не продуктивна и недружественна. Вместо того, чтобы сказать эту фразу, вы должны помочь. Скажите: «Нет», но помогите позднее. Или скажите: «Нет» и помогите человеку найти помощь, в которой он нуждается.
Я признаю, что в некоторых ситуациях, особенно, когда человек, обращающийся за помощью, пытается обмануть вас, сказать: «Это не моя работа», может быть вполне приемлемым.
Но обычно это недопустимо и может заставить вас выглядеть в отрицательном свете.
Сопротивляетесь желанию сказать: «Это не моя работа» вместо этого определите время, чтобы помочь позднее или по крайней мере попытаетесь помочь людям найти необходимую им помощь.
Как научиться говорить нет. Объясняйтесь.
Итак, вы немного подумали и приняли решение сказать: «Нет». Это хорошо для вас. Но вы все ещё должны удостовериться, что сообщаете о своем решении максимально ясно. То есть посыл в вашем сообщении должен быть кратким, честным, уверенным и почтительным.
Давайте подумаем о каждом из этих аспектов.
Сначала краткий. Что означает короткий, не чрезмерный или раздутый. То есть только то, что нужно сказать для того, чтобы передать очень сфокусированное сообщение.
Далее, честный. Независимо от того, какой тип объяснения вы выбрали, оно должно быть искренним.
Обычно честность всегда лучшая политика.
Кроме того, хотите верьте, хотите нет, но любой человек может сказать, когда вы не искренни, так как в большинстве своем мы не являемся великими актерами.
Почему вы должны быть уверенными?
Вы просто говорите кому-то: «Нет», и ваш ответ не должен дать понять, что вас связали по рукам и ногам.
Сделав выбор, будьте уверенными.
Когда говорите: «Нет», вы не должны восприниматься легкомысленными или взволнованными, просто немного уверенными.
И последний элемент – уважение.
Вы должны использовать слова, которые передают общую заботу. Вы не хотите принижать или умолять работу человека, который обратился за помощью. Также вы не хотите раздувать важностью своей собственной работы.
Вместо этого всегда выбирайте нейтральное выражение.
Давайте на примере попробуем показать эти различные особенности.
Скажем ваша коллега Мария обратилась к вам за помощью, и вы уверены, что не можете помочь ей прямо сейчас.
Вы можете сказать: «Извините, Мария, но я не могу вам помочь прямо сейчас, потому что у меня осталось около 2 часов до дэдлайна», и это будет близко к сути, «Давайте встретимся после обеда, когда я закончу свое задание».
Я сказал: «Нет», но также попытался помочь ей позднее.
Другой пример: ваш коллега Андрей без уведомления появляется в вашем офисе и говорит: «Эй, вы можете уделить мне уделить мне около 30 минут? Я пытаюсь закончить презентацию для клиента, но многие цифры поступают от вашей команды, и я должен удостовериться, что они верны».
Если вы действительно заняты вот один из возможных продуктивных ответов: «Извините, я на самом деле с головой погружен в предложение для другого клиента. Как насчет того чтобы вы все согласовали с Анной из моей команды? А я сегодня по идее освобожусь около 16:00. Если у вас еще будут какие-либо вопросы, хорошо?».
Заметьте, снова я был кратким, прямолинейным, честным, уверенным и почтительным и в конечном счете оказал услугу, направив его к более соответствующим источникам.
Когда вы уверенно владеете тем, о чем говорите, проявляя уважение к собеседнику, вы будете удивлены тем, как хорошо будет воспринят ваш отказ, особенно, если человек будет знать, что вы позднее сможете встретиться и постараетесь ему помочь.
Это была первая часть курса как научиться говорить нет, подписывайтесь, отслеживайте обновления блога, чтобы не пропустить следующую часть.
