Организация и продвижение мероприятий

Всё это разберём далее. Расскажем, как провести мероприятие и приведем способы продвижения.

Целевая аудитория – кто она?

Наибольший эффект можно получить если привлечь заинтересованных людей. Поэтому пишем текст выступления для конкретной аудитории. Например, если ведущий собирается рассказывать про программирование, то и слушатели должны быть из области «айти». 

Приведем пример. Когда flash был актуальным, его использовали в создании анимации. Со временем он получил широкое распространение в играх. Стал применяться в разработках для «GameDev». По этой теме было запущено мероприятие, где рассказывали о том «Как создавать хорошие уровни с первого раза?».

Всем хотелось знать, как запустить успешный проект и собрать аудиторию. Приступить можно сразу, когда есть план. Если темы нет, начинаем с изучения аудитории по запросам. В этом поможет wordstat yandex и «гугл планировщик ключевых слов». Также есть Google Trands, который показывает запросы за последний неделю, месяц или день. 

По каким критериям следует отбирать слушателей. Например, тема: Как создавать игры?

• Пол: мужчина и женщина.
• Возраст: от 14 до 35 лет.
• Платежеспособность – учитывается при условии, если продавать курс по созданию игр.

Еще дополнительным параметром – семейное положение. Но он используется только в том случае, когда товары рекламируются для всей семьи. 

Найти пользователя по интересам, можно в социальных сетях, а именно в тематических группах.  Некоторые сообщества разрешают размещать рекламу. Другой вариант – таргет. При правильной настройке объявления увидят только заинтересованные пользователи. 

Контекстная реклама яндекс тоже позволяет запускать объявления. Расценки зависят от типа показа. За клики одна цена за переходы другая. Лучший вариант оплата за действия пользователя. Например, за регистрацию.

Сайт как платформа для сбора трафика

Контекстная реклама – это быстрый способ собрать аудиторию, но возникает вопрос, куда направлять пользователей. На роль сбора подписчиков выступает сайт, а точнее landing page «одностраничник». Главное отличие от сайта – важная информация размещена на одной странице. 

Реализовать landing page легче, чем делать сайт с нуля. Всё внимание разработчика будет на одной странице. Кроме того такие странички несут практический характер. Они выполняют функцию сбора подписчиков, что полезно для бизнеса. Дальше можно использовать базу данных (БД) в коммерческих целях. Например, разослать приглашение пользователям.  

Что должно входить в landing page для мероприятия?  

• Название и формат (платное и бесплатное). Если платное, то нужно указать стоимость.
• Кто будет спикером? Имя, фамилию и профессию.
• Дата и длительность. Можно добавить на веб-страницу сколько осталось времени до начала встречи. 
• Краткое описание – чтобы пользователь смог ознакомиться с содержанием. 
• Подробное описание – если клиент заинтересован, то захочет узнать подробности мероприятия.
• Программа – информация, что входит в главную программу: технологии, товар, скидки.
• Адрес – нужно оставить точный адрес, где будет проходить мероприятие, чтобы пользователи смогли найти.
• Условие – что нужно сделать, чтобы попасть на встречу.
• Информация организации – указываем контакты. Также пользователь больше доверяет компании, если она зарегистрирована официально. Поэтому эти данные тоже указываем. 

Что делать дальше? Готовим текст и находим место для встреч . В соотношениях это будет так 80 % подготовка контента и 20 % – поиск здания.    

Какие типы мероприятия встречаются?

Здесь не будем рассматривать отдельно онлайн или офлайн формат. Подача информации в обоих случаях одинакова. Поэтому перечислим только типы встреч. 

• Вебинары
• Семинары
• Митапы
• Воркшопы

Для каждого мероприятия нужно готовить текст и слайдшоу. Визуальное оформление поможет разобрать сложную тему. 

Залы арендуются по времени. Поэтому важно правильно распределить часы и минуты, чтобы на всё хватило. Также нужно уделить 15-20 минут ответам на вопросы. 

Вопросы обязательная часть, так пользователи смогут расширить свои знания

Если нужно что-то прорекламировать, делаем это ненавязчиво. Не должно быть ощущения, что встреча организована только ради рекламы. Идеальный вариант –  упомянуть продукт, без которого решение проблемы обсуждаемой на мероприятии невозможно. 

Собрать  аудиторию в одном месте сложно. Поэтому надёжный способ – это запустить сайт в интернете. Если проводите вебинар, то можно воспользоваться одной из специальных площадок. Вот список. Топ 5 площадок.

1. Bizon365 – 30 дней бесплатный период. После от 400 руб. в месяц.
2. iSpring – 14 дней бесплатной. От 106 руб. в месяц.
3. MyOwnConference – базовый бесплатный. Бизнес – 264$.
4. Zenclass – 14 дней пробный период. От 2160 руб. в месяц.
5. VirtualRoom – бесплатно до 10 участников видеоконференции. От 749 руб. в месяц.

Основной источник пользовательского трафика – это интернет, поэтому, прежде всего, ориентируемся на интернет-площадки и разные онлайн инструменты. Опишем некоторые способы продвижения.

Контекстная реклама 

Чтобы попасть в топ поисковой выдачи нужно потратить много времени. При этом результат не гарантирован. Другое дело контекстная реклама. Запускается она по ссылке: https://direct.yandex.ru/

Настройка рекламной компании  за последнее время упростилась. Разработчики прикрутили нейронную сеть для автоматического заполнения полей. Теперь за несколько секунд можно  получить текст или картинку для рекламного объявления.
Какие поля нужно заполнить?

• Ссылка на сайт.

• Заголовок

• Описание

• Картинка – можно сгенерировать через нейронную сеть.

• Варианты видео

• Регион (Страну, город)

• Расписание (по будням или установить другое время)

• Аудитория (пол, возраст)

• Устройства – выбрать device (ПК, Смартфон, Планшет).

• Цель рекламы (переходы и целевые действия) – если выбрать действие, то в дополнительных параметрах нужно установить счётчик и указать задачу. Деньги будут списываться,  когда пользователь сделает действие.

• Выбираем бюджет

• Директ помогает – алгоритм будет автоматически анализировать рекламу, и делать корректировки.   

Мероприятие через SMM-продвижение

Социальные сети всегда пользовались популярностью среди пользователей.  Регулярно в соцсети заходят толпы народа. Поэтому, чтобы дать о себе знать достаточно опубликовать пост со ссылкой на источник в какой-нибудь группе. 

Собрать подписную базу можно через сообщество. Также периодически следует обновлять группу, пополняя новыми статьями, чтобы подогревать интерес аудитории. 

Лучше заранее составить план, это поможет придерживаться графика размещения постов. 

Что должно входить в план? Типы текстов, которые будут размещаться. Вот некоторые из них: новости, развлекательные, обучающие и другие. Объем работы будет зависеть от штата сотрудников. Если работаете один, часть заданий можно автоматизировать.  

Например, поручить сервисам автоматически добавлять посты в ленту группы. А если нужно настроить «таргетированную рекламу», то можно воспользоваться специальной платформой например MyTarger, который позволяет сразу отправлять объявление на несколько площадок.

Кстати если запускать рекламную кампанию в социальных сетях, её нужно обязательно маркировать в соответствии с законом «О рекламе».

Telegram-бот для обратной связи

Возможности мессенджера обширны. Он позволяет всегда быть на связи и отвечать на вопросы пользователей. Здесь можно создать чат-бот, который будет решать ряд несложных задач. Например, показать информацию о спикере, подробности доклада, или какая программа будет на сегодня. Также можно поручить боту, выдавать информацию по запросам пользователей. Раскрывать данные о том, кто сегодня ведущий или какой график работы. 

Что касается штатных работников, то выдавать инфу, также можно поручить роботу. Щелкаешь по кнопке  и получаешь информацию, кто за что отвечает.

Можно запрограммировать большинство задач. Если этого не хватает и нужно живое общение, то перенаправьте собеседника в чат, где можно получить ответ на решение проблемы.

Раскрутка чата, как и продвижение любого сообщества, нужно всегда поддерживать активностью. Если этого не делать, то интерес  у пользователей быстро пропадет.

Нужен ли для этого отдельный человек? Да, будет не лишним, если кто-то станет следить за активностью чата. Список обязанностей включает в себя:

1. Отвечать на сообщения посетителей.
2. Вовлекать в разговор
3. Предоставлять информацию по запросу пользователей. 
4. Вбрасывать в ленту информацию с последнего мероприятия. Отправлять слайды с комментариями.

Ответственный за чат должен разбирается в теме, а если в сообществе будет несколько экспертов чат начнёт расти и превратиться в профильный. 

Как провести мероприятие?

1. Выбор площадки – это главное. Здесь важно подобрать помещение под аудиторию. Если, например, компьютерный класс для пожилых людей, где будут рассказывать, как работать с компьютером, то в этом случае желательно убедиться в правильном расположении комнаты. Это значит, что нужно выбрать первый этаж, где будет минимум ступенек, чтобы проще подняться. Также следует поставить на улице баннер с указанием куда идти.
   
   В интернете достаточно объявлений о сдаче в аренду. Но по фотографии сложно определить подходит комната или нет, поэтому делаем осмотр на месте. Помещение должно быть удобным не только для спикеров, но и для аудитории.
2. Оснащение площадки – для проведения мероприятия нужно специальное оборудование. Арендаторы могут предоставить технику, если она входит в стоимость аренды. Это обговаривается заранее.
   
   Зачастую приходится подключать сторонние компании и заключать с ними договор, чтобы получить техническое оснащение: микрофоны, проекторы, камеры для съемок. Последнее следует выбирать высокого разрешения, чтобы качество записи было не размытым. Следует позаботиться и о стульях. Их должно быть столько, сколько слушателей или чуть больше, если человек придет не один.
3. Проверка всех устройств. Когда удалось определиться с помещением и  найти подходящее оборудование. Делаем тестирование техники. Лучше заранее проверить, чтобы всё работало, чем выявить неисправность в разгар мероприятия. Также следует убедиться, есть ли в здании электричество и возможность подключения высоконагруженного электрооборудования к сети.
4. Спикеры и программа мероприятия – учитываем несколько пунктов. Кто будет ведущим? Сколько будет идти выступление? Когда перерыв? Нужно составить подробный план. Если запустить одно длинное выступление без перерыва, то ведущий и слушатели устанут, и качество мероприятия сильно ухудшиться.
   
   Если мероприятие платное, то следует продумать механизм продажи билетов, а также собрать необходимые документы и оформиться на законодательном уровне. 
5. Официальная страница – это сайт и landing page. Об этом писали выше. На веб-странице указываем, когда начнётся мероприятие и сколько оно продлиться. Лендинг можно создать на специальном конструкторе, в котором уже есть необходимые шаблоны для быстрой верстки. Так как большинство компаний покинули Россию, то можно воспользоваться сервисом Tilda.
   Тильда – это конструктор от российских разработчиков.
6. Визуальный образ – продукт  встречают по обложке. Поэтому нужно заранее позаботиться о стиле. Придумать логотип, который будет ассоциироваться с вашей компанией.
   Как придумать запоминающееся лого? Можно поручить это нейронной сети. Например, сервис Ideogram. Он предоставляет бесплатные токены, поэтому есть возможность протестировать.
   Вот пример по запросу «logo computer».
   
   
7. Продвижение – используем социальные сети и контекстную рекламу. Про это уже писали выше. Главное правильно расставить utm-метки, чтобы отслеживать, откуда приходит основной трафик.
8. Привлечение спонсоров и партнёров. Организуйте дополнительную активность. Например, пригласите фотографа или запустите развлекательный конкурс с призами. Договаривайтесь об этом с компаниями, взамен размещайте рекламу в сообществах или делайте упоминание в рассылках о фирме.  Также мероприятие можно использовать для сбора средств.

После мероприятия. Когда событие завершилось  можно разослать письма участникам с благодарностью и сказать, что не собираетесь пропадать с радаров. Хорошо работают письма с отзывами, подарки от спонсоров и промокоды. 

10 ошибок при организации мероприятия

Большинство начинающих организаторов могут допустить ряд грубых ошибок. Перечислим их.  

1. Длинная очередь. На первый взгляд если очередь, то продукт пользуется спросом. Этот вариант актуален для магазина, где очереди типичное явление. Но для мероприятия очередь значит, что плохо составлен план, раз на событие пришло больше, чем может вместить помещение.
   
   Как это исправить? Допустим, попасть на мероприятие можно по записи или при покупке билета. В первую очередь нужно указать точную дату, когда начнется событие. Потом сделать фиксированное количество билетов и продавать каждому участнику вычитывая по одному билету. Когда все будут распроданы заблокировать систему, чтобы никто не смог купить больше билетов. Можно на платформе оставить строчку, сколько билетов осталось.
2. Неудачно выбранный день – вы решили запустить мероприятие, но выбрали дату, когда все работают. В этом случае труды по подготовке будут напрасны. Нужно лучше планировать встречи. Если есть база подписчиков, то следует разослать сообщение с предложением пройти опрос, когда подписчики будут свободны. Провести анализ и назначить подходящий день.
3. Целевая аудитория – трудно найти ЦА. Поэтому часто рассылают приглашения всем подряд. Просмотров много, а заинтересованных прийти, практически нет. Учитывать следует и платежеспособность, не все готовы заплатить 1 500 руб.  Семейное положение тоже влияет на выбор, если мужчина женат, то он предпочтет остаться дома, чем идти на мероприятие в выходной. Прежде чем рассылать приглашения нужно сначала поработать с ЦА и набрать базу подписчиков. 
4. Реклама без UTM-меток – о них везде рассказывают, но мало кто применяет на практике. С помощью UTM можно отследить, откуда пришел пользователь. Это очень полезный инструмент, который поможет посмотреть источники трафика.
5. Согласование площадки – важно самому проверять все детали при аренде помещения. Желательно посоветоваться со знающим человеком, который ранее уже проводил мероприятие. 
6. Партнеры и подрядчики – одна из ошибок в неправильном подборе персонала или проблема с оборудованием. Лучше заранее все обговорить. 
7. Волонтеры – многие пользуются их услугами. Они могут быть даже платные. Но следует заранее уточнять мотивацию волонтёра. Некоторые могут прийти от скуки, а потом отвлечься и начать развлекаться. Кстати набрать волонтеров можно через специальные организации.
8. Управление командой – мнение других участников мероприятия важно. Но не стоит давать вольность. Лидер должен быть один и это вы. У вас есть план, на подготовку которого ушло несколько месяцев. Поэтому многие допускают ошибку, когда начинают слушать советы других.
9. Стратегия и тактика – при любом планировании, всё представляется в радужных красках. Но могут случиться и форс-мажорные обстоятельства. Поэтому нужно иметь запасной план. 
10. Когда всё идёт по плану. Только организатор мероприятия знает, какой должен быть план. Хорошо если есть помощник, который сможет помочь, когда что-то пошло не так. Но бывают ситуации, когда из-за ошибок в мероприятии посетители недовольны. В этом случае можно предложить вернуть часть денег или сделать подарок за доставленные неудобства. Так удастся сохранить репутацию.

Организация мероприятия требует долгой подготовки. Нужно выбрать помещение, найти оборудование, собрать подписчиков и разослать письма. Каналы для рекламы выбираем яндекс или социальные сети.

Через чаты в мессенджерах поддерживаем обратную связь, а для знакомства с темой запускаем одностраничник, где подробно рассказываем о цели собрания. Сделав все подготовительные работы, можно удачно провести мероприятие. 

Читайте также:

Кейс. Продвижение эзотерической Ярмарки Волшебница в Москве