Как управлять временем сотрудников, не теряя денег

Время ваших сотрудников — ваш самый дорогостоящий ресурс, но насколько хорошо ваша фирма управляет рабочими часами? И насколько важно эффективное управление временем для получения прибыли?

В этой статье о том, почему время так важно для прибыльности в любой индустрии и как вы можете реализовать простые инициативы по управлению временем в своем бизнесе.

Лучшие способы управления временем сотрудников

Забота о времени ваших сотрудников имеет важное значение для ведения прибыльного бизнеса. Но многим организациям не удается обеспечить баланс между работой и личной жизнью членов своей команды.

В погоне за прибылью работники часто сталкиваются с большой нагрузкой и сжатыми сроками.

Простые и эффективные тактики командного тайм менеджмента

Вот некоторые из наиболее распространенных способов, которыми успешные фирмы управляют временем своих сотрудников, не теряя при этом прибыль.

Установите ограничения и правила.

Внутри команды важно разрабатывать политики, которые защищают и нормируют отдых и работу сотрудников. Например отпуск и выходные. Правила и контроль за их исполнением помогают предотвратить хаос и повысить эффективность.

Графики отпусков, нормы рабочего времени, правила привлечения на сверхурочную работу и т.д.

Не поощряйте долгую работу, работу допоздна или в выходные дни.

Традиционно оставаться в офисе допоздна и отвечать на запросы клиентов в субботу было нормой для многих кампаний.

Но частая сверхурочная работа и постоянное ощущение потребности в контакте имеют негативные последствия для сотрудников, например выгорание и разобщенность. Все это в коечном итоге приводит к снижению производительности труда и прибыли.

Обучите своих сотрудников методам тайм-менеджмента.

Часто сотрудники работают сверхурочно, поскольку им не хватает инструментов и опыта, необходимых для определения приоритетов рабочих нагрузок и сосредоточения внимания.

Есть несколько различных техник тайм-менеджмента, которым вы можете научить свою команду, и какой из них работает лучше всего, зависит от набора индивидуальных навыков.

Таким образом, вы дадите возможность членам вашей команды распоряжаться своим временем и задачами.

Рассмотрите возможность отслеживания временных затрат на проекты.

Наиболее успешные компании ведут учет часов, потраченных на задачи и проекты, поскольку это позволяет им строить 360-градусный обзор своей работы. Эти инструменты автоматически записывают, сколько времени у сотрудника требуется для выполнения той или иной задачи.

В малом бизнесе и стартапах сотрудники должны начать с отслеживания своего времени, потраченного на выполнение задач. Часто они будут удивлены результатами, и этот «фактор шока» поможет им лучше распорядиться своим временем и избежать сползания прицела.

Также почасовой учет помогает при планировании, сразу ясно сколько потребуется примерно времени. А в случае внедрения автоматизации можно посчитать насколько эффективней в отношении времени стали рабочие процессы.

Как время влияет на прибыльность ?

Давайте воспользуемся примером, который поможет нам понять, как время влияет на прибыльность.

Исходные условия:

У нас есть две консалтинговые фирмы по вопросам управления , фирма A и фирма B. Маркетинговое агентство обратилось к ним с просьбой завершить небольшой, но важный проект в сжатые сроки. 

Фирма А

Фирма А использует инструменты учета рабочего времени в течение последних двух лет. Это означает, что у них есть собственная база данных о предыдущей работе и о том, сколько времени потребовалось для ее выполнения.

Они могут использовать эти данные, чтобы помочь им точно спрогнозировать, сколько времени займут будущие проекты.

Фирма А работала над проектами, аналогичными тому, что запрашивает маркетинговое агентство, и поэтому они используют эту информацию для определения точных требуемых часов. Поскольку их программное обеспечение автоматизирует отчеты, эта информация доступна одним нажатием кнопки, что помогает им цитировать быстрее.

У клиента сжатые сроки, но фирма А использует эти данные, чтобы объяснить, почему срок решения задачи такой, какой он есть. Это означает, что они устанавливают реалистичные сроки с клиентом с самого начала проекта, что помогает им управлять ожиданиями.

Фирма завершает проект в срок, оставляя маркетинговому агентству довольного клиента и источника повторных и новых заказов от рефералов. Это пример того, как учет рабочего времени положительно влияет на прибыльность .

Фирма Б

С другой стороны, Фирма B не использует программное обеспечение для учета рабочего времени, и их консультанты не ведут учет рабочего времени заранее. Поскольку данных, подтверждающих их оценку времени, нет, они должны угадать, сколько времени, по их мнению, займет проект.

Чтобы помочь им определить время выполнения проекта, консультанты полагаются на свой собственный, а также прошлый опыт коллег.

Это ставит перед фирмой B несколько проблем.

Во-первых, воспоминания со временем исчезают, и это только приблизительные оценки, а не цифры, основанные на данных: «Это заняло у меня около недели» или «Это займет всего две недели».

Следующая проблема заключается в том, что если сотрудники покидают бизнес, эта информация не будет непрерывной, поскольку нет программного обеспечения, которое могло бы записать ее и сделать ее доступной для всех сотрудников.

И что очень важно, когда консалтинговые фирмы не отслеживают время, они часто не выставляют счета за все оплачиваемые действия, такие как администрирование. Они также не учитывают непредвиденные задержки, такие как болезнь консультанта. Поэтому консультанты не имеют точного представления о сроках завершения.

Фирма B знает, что у маркетингового агентства сжатые сроки, но они верят, что могут в него уложиться, и поэтому договариваются о нереалистичных сроках завершения:

• Качество ставится под угрозу, поскольку сотрудникам приходится выполнять больше работы, чем ожидалось, и за меньшее время, поэтому они торопятся выполнять задачи.
• Норма прибыли значительно снижена из-за заниженной котировки проекта. Цена была основана на 20 часах, но на это уходит 30, в результате стоимость часа значительно снижается.
• Проект не завершен в срок, а значит, клиент недоволен.

Долгосрочные последствия отсутствия учета времени

Понятно, что отсутствие учета времени отрицательно сказывается на прибыльности проекта. Если не решить эту проблему, компания столкнется с долгосрочными негативными последствиями.

• Высокая текучесть кадров — если штатные работники постоянно вынуждены соблюдать нереалистичные сроки, они уйдут в поисках новых возможностей. В этом случае фирма будет нести расходы на человеческие ресурсы, такие как набор и прием на работу новых сотрудников .
• Снижение рентабельности — если они постоянно занижают стоимость, они никогда не увеличат свою прибыльность, поскольку их рентабельность всегда снижается из-за снижения объемов.
• Репутационные риски — компания приобретет плохую репутацию из-за неудовлетворенных клиентов, что затрудняет органическое расширение клиентской базы.

Сравните это с фирмой A, которая пользуется следующими долгосрочными преимуществами от отслеживания времени:

• Высокий уровень удержания хороших сотрудников — поскольку они точно указывают сроки, их сотрудники не находятся под постоянным давлением, чтобы уложиться в нереальные сроки. Это означает более активное участие и сохранение опытных талантов.
• Более высокая валовая прибыль — они правильно указывают время завершения проектов, что означает высокую валовую прибыль.
• Более высокие чеки — поскольку у них есть данные для подтверждения своих требований о времени, они могут договориться о более высоких чеках.
• Органический рост — эффективность ведет к производственному совершенству, а значит, довольным клиентам. Это означает больше историй успеха и тематических исследований , что ведет к органическому новому бизнесу .

Как мы видим, небольшое «микродействие» учета рабочего времени имеет далеко идущие преимущества для всей консалтинговой фирмы .

Время важно для безупречной работы

Эффективное управление временем также помогает владельцам бизнеса повысить эффективность своей работы. Отслеживая время в течение длительного периода, руководители могут анализировать данные, чтобы увидеть, на какие задачи члены их команды тратят свое время.

Это позволяет им составить картину того, сколько часов тратится на оплачиваемую и не оплачиваемую деятельность, что дает представление об общей операционной эффективности.

Компании могут тогда автоматизировать административные задачи, выполняемые вручную, что позволит своим сотрудникам тратить больше времени на оплачиваемую работу.