В этой статье будет рассмотрен вопрос повышения личной продуктивности, т.е. способности успевать больше за меньшее время. По большому счету повышение продуктивности это соблюдение простых правил, помогающих оптимизировать повседневную деятельность и сократить время на выполнение действий. Навык высокой продуктивности востребован в деловом мире, многие крупные компании разрабатывают свою систему продуктивности для сотрудников или приглашают бизнес тренеров помочь им в этом вопросе.
В этой статье изложены рекомендации позволяющие оптимизировать работу в офисе и привести в порядок личные дела. Основная цель рассказать о тех приемах и навыках, которые позволят вам достигать большего за меньшее время и меньше уставать на работе.
Откладывание на потом превратилось в эпидемию и серьезно укоренилось в сознании людей, избавьтесь от этой привычки. Начинайте действовать сразу, как поступит задача, это простое правило помогает достичь высокой эффективности. Когда происходит откладывание на потом, то в результате этого постепенно образуются завалы дел, которые когда-нибудь придется разгребать. Действую прямо сейчас вы управляете своим временем.
Правильная организация
Порядок на рабочем столе = порядок в мыслях и делах. Боритесь с хаосом и неразберихой, когда есть четкая структура, когда понятно где что лежит, тогда выполнять нужные действия становится легко, снижаются потери времени из-за отсутствия нужных вещей или бумаг под рукой. Беспорядок создает путаницу, разбираясь в которой вы теряете время, и утомляет, а некоторые даже умудряются выкидывать нужные бумаги, а потом в их поисках переворачивают все вверх дном. Беспорядок на рабочем столе это привычка, от которой не сложно избавиться, просто наведите порядок один раз, а потом его поддерживайте. Правильная организация оптимизирует ваше время.
Сделайте папки для документов:
ВходящиеТекущиеИсходящиеМатериалы для изучения чтения
Папки позволяют рассортировать материалы по категориям, которые облегчают к ним доступ и позволяют быстро сориентироваться, когда нужно что-нибудь найти. Назвать папки вы можете, так как вам удобно, в зависимости от категорий материалов имеющихся в вашем распоряжении.
Все вышесказанное относиться и к рабочему столу компьютера.
Проанализируйте свое рабочее время, посмотрите на что вы больше всего тратите время, попробуйте оптимизировать трату времени, правильно расставив приоритеты и уменьшив затраты времени на второстепенные и ненужные дела, которые обладают малой приоритетностью, но съедаю много времени. Рабочее время также можно оптимизировать, что поможет лучше распределять усилия, все эти организационные правила повышают продуктивность.
Избавьтесь от ненужного
Проанализируйте все материалы, которые вы используете, распределите их по степени важности, найдите то, что вам не нужно, а просто занимают место и отвлекают внимание, выкиньте весь хлам, очистите компьютер удалите все ненужное.
Завершайте простые задачи сразу.
Простейшее правило, значительно повышающее продуктивность. Завершайте начатое не отвлекаясь, не сбивайтесь с ритма, т.е. не бросайте предыдущее дело, ради следующего. Будьте последовательны, только выполнив текущую задачу прежде чем начать следующую, привыкните доводить начатое до конца, это отличная привычка, поможет не оставлять «хвостов» в виде недоделанных дел, к тому же это правило позволяет концентрироваться на том что вы делаете и от этого эффективность вашего труда вырастает.
Планируйте
Планирование это тот элемент личной продуктивности, которые многие игнорируют, хотя планированием, так или иначе, занимаются все. Планирование это, по сути, распределение ваших ресурсов (в первую очередь временных) между вашими целями в соответствии с их приоритетностью.
Поэтому логично будет составлять план, основываясь на ваших целях и задачах, оптимальный вариант план на неделю, на месяц он получается расплывчатым, а план на день составляйте, основываясь на недельном плане. Звучит довольно просто, но такой подход упрощает жизнь, вы постоянно знаете, что должны делать, а правильная расстановка целей поможет грамотно распределить усилия.
Напоминайте себе о задачах
Многое забывается в течение дня, поэтому необходимо напоминать себе о том, что предстоит сделать, составьте список текущих дел, используйте календарь с напоминалками о встречах, о сроках сдачи работ.
Делегирование
Есть задачи, которые следует, кому то делегировать, т.е. поручить, если речь идет о ваших подчинённых или использовать труд фрилансера, несколько простых правил помогут вам избежать ошибок при делегировании.
При делегировании, соблюдайте несколько простых правил, это убережет вам от разочарований.
Не давайте задание наугад, не составляйте тех. задание как попало, думайте о нужных вам деталях, выбирайте наиболее подходящего исполнителя, читайте отзывы, смотрите портфолио.
Сроки. Четко обозначайте дату окончания работ.
Следите за ходом выполнения вашего задания, отвечайте на уточняющие вопросы, если они появятся.
В некоторых случаях, если не пользуетесь сервисами выступающими в роли посредников, не оплачивайте вперед всю стоимость работ, если нужно то ограничьтесь авансом.
Кайдзен и продуктивность.
Это японская философия, основанная на принципе постоянного совершенствования, её можно использовать в профессиональной среде, в бизнесе и личной жизни. В современном варианте кайдзен представлен в варианте 6Sseiri — организация seiton – аккуратность seiketsu – стандартизацияseiso – чистота shitsuke – дисциплина sukam – привычка
Смысл в том, что если работа организована по этим принципам, то есть все процессы организованы, исполнители дисциплинированы, аккуратны и т.д. при этом все это входит в привычку и позволяют повысить производительность и эффективность труда. Необходимо внедрять в рабочий процесс все 6S во всех сферах деятельности, это беспрерывный процесс, это как идти в гору постоянно преодолевая сопротивление, но от этого становясь сильней.
Оценка продуктивности
Оценивайте личную продуктивность не по количеству затраченных на работу часов, а по тем результатам, которых вам удалось достичь.
Помните что время это основной ресурс, собой, чтобы более эффективно использовать временной ресурс, экономьте время на второстепенных задачах, а главным целям уделяйте больше внимания.
Это были основные советы, как повысить продуктивность, смотрите видео, прочтите стать как заставить себя работать, задавайте вопросы, если что не понятно.
Тот, кто неотступно следует своей цели добьётся успеха, других вариантов нет, халявы не существует, поэтому лучший вариант это добиваться своих целей и личная продуктивность вам в это поможет.
Видео как повысить продуктивность
Как расставлять приоритеты, когда задач слишком много
Выбирайте следующую задачу по четырём критериям: срочность, важность, последствия переноса и зависимости от других дел. Такой подход помогает не путать задачу, которая громко напоминает о себе, с той, от которой зависит результат работы.
Срочность показывает, когда задача должна быть выполнена. Важность — что изменится после её выполнения или если она останется незавершённой. Например, ответить на сообщение можно быстро, но подготовка данных к встрече может иметь больший вес: без них команда не примет решение. Для первичной сортировки отметьте каждую задачу как срочную и важную, срочную, но малозначимую, важную, но несрочную или ту, которую можно отложить либо убрать.
Заметность часто связана с тем, что задача поступила последней, пришла с напоминанием или выглядит простой. Это не делает её приоритетной. Спросите себя: повлияет ли задержка на клиента, деньги, безопасность или обязательства перед коллегами? Если нет, задачу можно поставить в очередь, даже если она постоянно попадается на глаза.
Оцените последствия переноса. Они могут быть прямыми — штраф, срыв срока, остановка процесса — или накопительными: задержка сегодня оставит меньше времени на проверку завтра. Учитывайте и стоимость выполнения: задача на двадцать минут может снять блокировку с нескольких часов работы коллеги, а крупный отчёт, который никто не ждёт в ближайшее время, можно разбить на части и начать позже.
Проверьте зависимости. Если одно дело невозможно завершить без данных или решения по другому, сначала выясните, что именно блокирует работу. Иногда лучший следующий шаг — не закончить большой проект, а отправить запрос, согласовать условие или получить доступ. После этого можно переключиться на задачи, которые не зависят от ожидания.
Учитывайте ресурсы. Для некоторых дел нужны свободный час, тишина, конкретный специалист или доступ к документам. Сопоставьте задачу с тем, что доступно сейчас: короткие действия можно выполнить между встречами, а работу, требующую концентрации, запланировать на непрерывный отрезок времени. Если вы устали, не ставьте сложное решение в конец дня только потому, что оно осталось последним в списке.
При конфликтующих сроках сначала выясните, какой из них связан с внешним обязательством, а какой можно пересогласовать. Не пытайтесь молча выполнить всё одновременно. Сообщите заинтересованным людям, какие задачи конкурируют за время, предложите варианты: перенести один срок, сократить объём или передать часть работы. Уточните, что произойдёт при каждом варианте, и зафиксируйте принятое решение.
Чтобы список не превращался в набор одинаково срочных дел, задайте ему предел: выберите одну главную задачу дня и две-три поддерживающие. Остальные оставьте в общем списке и возвращайтесь к нему после завершения выбранного дела или при изменении обстоятельств. Это не означает, что остальные задачи неважны; так вы заранее решаете, чему отдать ограниченное время. Дополнительные способы сортировки задач собраны в материале о принципе Парето.
Как защищать внимание от отвлечений
Частые переключения увеличивают время выполнения задач: после сообщения или короткого разговора приходится заново вспоминать, на каком шаге вы остановились и что собирались сделать дальше. Это особенно заметно в работе с расчётами, текстами и документами, где одна пропущенная деталь может привести к переделке.
На время сосредоточенной работы отключите уведомления, которые не требуют немедленной реакции. Оставьте доступными только каналы для действительно срочных вопросов, а остальные проверьте в заранее выбранные моменты. Если в приложении можно отключить звук, баннеры и индикаторы непрочитанных сообщений отдельно, настройте их так, чтобы на экране не появлялся сигнал при каждом новом событии.
Договоритесь с коллегами о времени для сообщений. Например, сообщите, что проверяете переписку в начале часа и перед обедом, а срочные вопросы принимаете по телефону или через отдельный канал. Правило должно быть понятным всей команде: если каждый ожидает мгновенного ответа на обычное сообщение, отключение уведомлений само по себе не защитит рабочее время.
Подготовьте рабочее место под одну задачу. Откройте нужные документы и программы, уберите лишние вкладки, положите рядом материалы, которые понадобятся, и отложите телефон вне поля зрения. Если работаете в общем помещении, используйте наушники или договоритесь о периодах, когда вас не отвлекают вопросами. Перед началом запишите конкретный результат на ближайший рабочий отрезок: не «заняться отчётом», а, например, «сверить расходы за месяц и отметить расхождения».
Выделяйте для сложной работы непрерывный промежуток, подходящий задаче и вашему расписанию. Его можно начать с 25–30 минут, а затем подобрать удобную длительность. После такого отрезка сделайте короткую паузу и проверьте сообщения, если это предусмотрено договорённостью. Если задача требует более долгой концентрации, заранее сообщите, когда снова будете доступны.
Не каждое прерывание можно предотвратить. Если вас отвлекли, запишите текущий шаг и следующий: это может быть строка в документе, открытый файл или вопрос, который ещё нужно проверить. Когда разговор закончится, прочитайте эту заметку, восстановите цель работы и продолжите с обозначенного места. Если прерывание изменило приоритеты, обновите план, а не пытайтесь одновременно удерживать прежнюю задачу и новое поручение.
После неожиданного срочного дела оцените, сколько времени осталось до следующей встречи или срока. Если его недостаточно, сохраните промежуточный результат и назначьте конкретное время для возврата. Так задача не исчезнет из внимания и не будет всё время конкурировать с текущей работой.
Как поддерживать продуктивность без переутомления
Работоспособность зависит от того, успевает ли организм восстанавливаться между периодами нагрузки. Если человек регулярно спит меньше своей нормы, проводит весь день без пауз и компенсирует усталость кофеином, сначала он может сохранять привычный темп, но затем ухудшаются внимание, память и способность принимать решения. Количество выполненных задач иногда остаётся прежним, однако возрастает число ошибок и переделок.
Сон следует рассматривать как часть рабочего плана. Большинству взрослых требуется около 7–9 часов сна, но точная потребность различается. Если утром трудно проснуться без нескольких будильников, днём появляется сильная сонливость, а вечером приходится долго возвращаться к простым задачам, текущего отдыха может быть недостаточно. При постоянных нарушениях сна и выраженной усталости стоит обратиться к врачу, особенно если отдых не помогает восстановить силы.
Накопившееся переутомление проявляется постепенно. На него могут указывать:
раздражительность из-за обычных рабочих вопросов;
потеря концентрации после короткого периода работы;
частое переключение между задачами без завершения;
рост количества опечаток, пропущенных сроков и забытых договорённостей;
ощущение, что даже простое действие требует чрезмерных усилий;
головная боль, напряжение в мышцах, сонливость или, наоборот, невозможность расслабиться;
снижение интереса к делам, которые раньше выполнялись без сопротивления.
Один такой признак ещё не говорит о серьёзном истощении. Если несколько симптомов держатся несколько дней подряд, нагрузку стоит пересмотреть, а не пытаться компенсировать состояние ещё большим количеством рабочих часов.
Сложные задачи лучше ставить на периоды, когда внимание находится на привычно высоком уровне. Для одного человека это утро, для другого — середина дня. Наблюдайте за собой в течение недели и размещайте анализ, написание текстов, расчёты и принятие решений в часы наибольшей ясности. Переписку, сортировку файлов и другие операции с низкой интеллектуальной нагрузкой можно оставить на время, когда концентрация снижается.
Рабочий отрезок не обязан длиться полный день без перерыва. После 50–90 минут сосредоточенной работы полезно сделать паузу на 5–15 минут. Точная продолжительность зависит от сложности задачи и состояния человека.
Тип нагрузки
Примерный рабочий отрезок
Что делать в паузе
Сложная умственная работа
45–75 минут
Встать, пройтись, посмотреть вдаль, выпить воды
Обычные рабочие задачи
60–90 минут
Убрать материалы, немного размяться, сменить положение
Монотонная работа
30–60 минут
Сделать короткое упражнение, переключиться на другой тип действий
Напряжённый разговор или встреча
30–60 минут
Не назначать сразу следующую тяжёлую задачу, дать время на восстановление
Пауза не должна превращаться в просмотр десятков сообщений, если они снова требуют внимания и решений. Такой способ отвлечения сохраняет нагрузку на мозг. Лучше выйти из-за стола, проветрить комнату, сделать несколько спокойных движений, приготовить чай или просто посидеть без экрана.
Полезно чередовать виды усилий. После составления отчёта можно перейти к короткой организационной задаче, после встречи — к работе, не требующей общения. Постоянная смена дел каждые несколько минут не даёт восстановиться и увеличивает потери на переключение. Речь идёт о достаточно длинных блоках, в которых меняется характер нагрузки, а не о бесконечном открытии новых вкладок.
В течение дня оставляйте запас времени. Если расписать все часы встречами и задачами, любое опоздание нарушит весь план. Резерв в 15–20% рабочего времени позволяет обработать срочный вопрос, закончить начатое или сделать паузу без чувства вины. При плотном графике свободное окно часто воспринимается как потеря времени, хотя именно оно помогает сохранить темп до конца дня.
После напряжённого периода восстановление не всегда происходит за один вечер. Если несколько недель пришлось работать в повышенном темпе, на ближайшие дни стоит уменьшить число обязательств, отказаться от части необязательных встреч и заранее определить время окончания работы. Не нужно заполнять освободившиеся часы новыми делами. Сон, прогулки, спокойная физическая активность, регулярное питание и общение без рабочих обсуждений возвращают ресурс постепенно.
Выходные с постоянной проверкой почты не дают полноценного переключения. Если рабочие вопросы нельзя полностью закрыть, задайте два коротких окна для проверки сообщений и в остальное время отключите уведомления. Коллегам и клиентам следует заранее сообщить, когда вы доступны. Такие границы уменьшают вероятность, что отдых превратится в скрытую смену.
Повышение продуктивности не должно означать постоянную занятость. Ориентиром служит объём полезного результата при сохранении сна, здоровья и способности работать на следующий день. Если новый режим требует регулярно жертвовать отдыхом, он не решает проблему, а переносит её на более поздний срок. Дополнительные приёмы планирования можно сопоставить с рекомендациями из материала о повышении продуктивности, но применять их следует с учётом собственной нагрузки.
Как понять, какие методы продуктивности работают именно для вас
Новый метод продуктивности стоит оценивать как рабочую гипотезу, а не как универсальное правило. Один человек быстрее справляется с задачами после составления подробного плана, другому мешает чрезмерная детализация. Чтобы увидеть реальный эффект, нужно сравнить привычный способ работы с изменением по заранее выбранным признакам.
Сначала определите, какую проблему вы хотите решить. Формулировка «хочу работать лучше» слишком расплывчата для проверки. Подойдут конкретные варианты: сократить время подготовки отчёта, уменьшить число незавершённых задач, снизить количество ошибок, перестать задерживаться после окончания рабочего дня или освободить время для важных проектов.
Показатель должен быть измеримым и связанным с задачей. Если вы тестируете планирование, можно считать долю выполненных приоритетных дел. Для ограничения отвлечений подойдёт число незапланированных переключений или продолжительность работы над главным заданием. При проверке нового расписания полезно фиксировать время завершения работы и субъективную усталость вечером.
До изменения привычки соберите исходные данные. Обычно достаточно 5–7 рабочих дней, если задачи повторяются хотя бы частично. Записывайте показатели в одном формате и не пытайтесь сразу улучшить всё. Исходный уровень нужен не для оценки себя, а для сравнения. Без него легко принять случайно удачный день за устойчивый результат.
Удобная запись может выглядеть так:
Показатель
Что фиксировать
Объём
Сколько задач или рабочих блоков завершено
Время
Сколько часов ушло на конкретный тип работы
Качество
Число ошибок, возвратов, переделок или замечаний
Нагрузка
Усталость по шкале от 1 до 10 в конце дня
Устойчивость
Сохраняется ли эффект через несколько дней
После этого выберите один приём. Например, перенос самой сложной задачи на начало дня, отключение уведомлений на час, планирование трёх главных дел или ограничение числа задач в рабочем списке. Если одновременно изменить расписание, питание, приложения и способ постановки целей, станет непонятно, что именно повлияло на результат.
Продолжительность теста зависит от привычки. Для простой настройки, такой как отключение уведомлений, может хватить 7–10 рабочих дней. Для нового режима планирования или изменения времени сна требуется минимум две недели, поскольку первые дни уходят на привыкание. Слишком короткий эксперимент отражает скорее новизну метода, чем его пригодность.
На время проверки сохраняйте остальные условия насколько возможно. Если в одну неделю добавились срочный проект, командировка или несколько внеплановых встреч, показатели нельзя сравнивать напрямую с обычной неделей. Необязательно отменять все внешние обстоятельства, достаточно отметить их в журнале. Так вы увидите, где сработал метод, а где результат объясняется изменением нагрузки.
Оценивайте три группы признаков: результат, цену его получения и способность повторять его. Допустим, новая техника позволяет выполнить на две задачи больше, но каждый вечер оставляет сильное истощение. Такой обмен может быть оправдан на коротком отрезке, но не подходит как постоянный режим. Другой вариант даёт меньше выполненных дел, зато сокращает ошибки и освобождает время на следующий день.
Полезно сравнивать средние значения, а не отдельные удачные дни. Сложите количество завершённых задач за неделю и разделите на число рабочих дней. Так же можно посчитать среднее время на типовую задачу и среднюю усталость. Если различие небольшое, не стоит объявлять метод бесполезным сразу: проверьте, соблюдались ли условия эксперимента и было ли достаточно наблюдений.
Качество нужно оценивать заранее, иначе внимание естественно смещается к объёму. Для текстов это число правок после сдачи, для расчётов — количество исправлений, для переговоров — выполнение договорённостей и ясность следующих шагов. В некоторых задачах качественный признак нельзя выразить одним числом. Тогда используйте короткую шкалу с понятными критериями: например, от 1 до 5 по полноте, точности и соответствию цели.
Через выбранный период ответьте на несколько вопросов:
Изменился ли основной показатель по сравнению с исходной неделей?
Сохранилось ли качество или выросло число переделок?
Как изменилась усталость к концу рабочего дня?
Получается ли соблюдать новый способ без постоянного напряжения?
Можно ли повторить результат в другой неделе с похожей нагрузкой?
Если приём дал пользу, закрепляйте его в простой форме. Не обязательно сохранять все детали эксперимента. Оставьте правило, которое легко вспомнить и выполнить: например, утром выбирать одну главную задачу, а сообщения проверять в определённые промежутки. Через 2–3 недели повторите оценку, поскольку первоначальный эффект иногда ослабевает после исчезновения новизны.
Если метод не сработал, проверьте причину. Возможно, показатель не отражал настоящую цель, период оказался слишком коротким, правило было слишком жёстким или приём применялся не в тех условиях. Отказ от одного способа не означает отказ от идеи повышения эффективности. К теме можно вернуться через материалы о том, как развивать продуктивность, и выбрать для проверки одну конкретную привычку.
Личная система складывается из правил, которые дают результат без постоянного самоконтроля. Если метод приходится ежедневно поддерживать усилием воли, он может быть слишком сложным для текущего ритма. Рабочее решение обычно выдерживает обычную загруженную неделю, сохраняет приемлемое качество и не требует оплачивать дополнительные задачи сном и восстановлением.
Экспертный комментарий
Материал подготовлен практикующим специалистом по маркетингу
Михаил Каржин — Вебмастер, маркетолог, преподаватель и специалист по рекламным технологиям. Разрабатываю сайты, рекламные кампании и стратегии продвижения для бизнеса. Работаю с Яндекс Директ, SEO, контентом, аналитикой и комплексным интернет-маркетингом. Пишу полезные статьи и книги.
Преподаватель маркетинга. Специалист по рекламе. Разработка сайтов. Яндекс Директ
