В этой статье будет рассмотрен вопрос повышения личной продуктивности, т.е. способности успевать больше за меньшее время. По большому счету повышение продуктивности это соблюдение простых правил, помогающих оптимизировать повседневную деятельность и сократить время на выполнение действий. Навык высокой продуктивности востребован в деловом мире, многие крупные компании разрабатывают свою систему продуктивности для сотрудников или приглашают бизнес тренеров помочь им в этом вопросе.
В этой статье изложены рекомендации позволяющие оптимизировать работу в офисе и привести в порядок личные дела. Основная цель рассказать о тех приемах и навыках, которые позволят вам достигать большего за меньшее время и меньше уставать на работе.
Откладывание на потом превратилось в эпидемию и серьезно укоренилось в сознании людей, избавьтесь от этой привычки. Начинайте действовать сразу, как поступит задача, это простое правило помогает достичь высокой эффективности. Когда происходит откладывание на потом, то в результате этого постепенно образуются завалы дел, которые когда-нибудь придется разгребать. Действую прямо сейчас вы управляете своим временем.
Правильная организация
Порядок на рабочем столе = порядок в мыслях и делах. Боритесь с хаосом и неразберихой, когда есть четкая структура, когда понятно где что лежит, тогда выполнять нужные действия становится легко, снижаются потери времени из-за отсутствия нужных вещей или бумаг под рукой. Беспорядок создает путаницу, разбираясь в которой вы теряете время, и утомляет, а некоторые даже умудряются выкидывать нужные бумаги, а потом в их поисках переворачивают все вверх дном. Беспорядок на рабочем столе это привычка, от которой не сложно избавиться, просто наведите порядок один раз, а потом его поддерживайте. Правильная организация оптимизирует ваше время.
Сделайте папки для документов:
Входящие
Текущие
Исходящие
Материалы для изучения чтения
Папки позволяют рассортировать материалы по категориям, которые облегчают к ним доступ и позволяют быстро сориентироваться, когда нужно что-нибудь найти. Назвать папки вы можете, так как вам удобно, в зависимости от категорий материалов имеющихся в вашем распоряжении.
Все вышесказанное относиться и к рабочему столу компьютера.
Проанализируйте свое рабочее время, посмотрите на что вы больше всего тратите время, попробуйте оптимизировать трату времени, правильно расставив приоритеты и уменьшив затраты времени на второстепенные и ненужные дела, которые обладают малой приоритетностью, но съедаю много времени. Рабочее время также можно оптимизировать, что поможет лучше распределять усилия, все эти организационные правила повышают продуктивность.
Избавьтесь от ненужного
Проанализируйте все материалы, которые вы используете, распределите их по степени важности, найдите то, что вам не нужно, а просто занимают место и отвлекают внимание, выкиньте весь хлам, очистите компьютер удалите все ненужное.
Завершайте простые задачи сразу.
Простейшее правило, значительно повышающее продуктивность. Завершайте начатое не отвлекаясь, не сбивайтесь с ритма, т.е. не бросайте предыдущее дело, ради следующего. Будьте последовательны, только выполнив текущую задачу прежде чем начать следующую, привыкните доводить начатое до конца, это отличная привычка, поможет не оставлять «хвостов» в виде недоделанных дел, к тому же это правило позволяет концентрироваться на том что вы делаете и от этого эффективность вашего труда вырастает.
Планируйте
Планирование это тот элемент личной продуктивности, которые многие игнорируют, хотя планированием, так или иначе, занимаются все. Планирование это, по сути, распределение ваших ресурсов (в первую очередь временных) между вашими целями в соответствии с их приоритетностью.
Поэтому логично будет составлять план, основываясь на ваших целях и задачах, оптимальный вариант план на неделю, на месяц он получается расплывчатым, а план на день составляйте, основываясь на недельном плане. Звучит довольно просто, но такой подход упрощает жизнь, вы постоянно знаете, что должны делать, а правильная расстановка целей поможет грамотно распределить усилия.
Напоминайте себе о задачах
Многое забывается в течение дня, поэтому необходимо напоминать себе о том, что предстоит сделать, составьте список текущих дел, используйте календарь с напоминалками о встречах, о сроках сдачи работ.
Делегирование
Есть задачи, которые следует, кому то делегировать, т.е. поручить, если речь идет о ваших подчинённых или использовать труд фрилансера, несколько простых правил помогут вам избежать ошибок при делегировании.
При делегировании, соблюдайте несколько простых правил, это убережет вам от разочарований.
Не давайте задание наугад, не составляйте тех. задание как попало, думайте о нужных вам деталях, выбирайте наиболее подходящего исполнителя, читайте отзывы, смотрите портфолио.
Сроки. Четко обозначайте дату окончания работ.
Следите за ходом выполнения вашего задания, отвечайте на уточняющие вопросы, если они появятся.
В некоторых случаях, если не пользуетесь сервисами выступающими в роли посредников, не оплачивайте вперед всю стоимость работ, если нужно то ограничьтесь авансом.
Кайдзен и продуктивность.
Это японская философия, основанная на принципе постоянного совершенствования, её можно использовать в профессиональной среде, в бизнесе и личной жизни. В современном варианте кайдзен представлен в варианте 6S
seiri — организация
seiton – аккуратность
seiketsu – стандартизация
seiso – чистота
shitsuke – дисциплина
sukam – привычка
Смысл в том, что если работа организована по этим принципам, то есть все процессы организованы, исполнители дисциплинированы, аккуратны и т.д. при этом все это входит в привычку и позволяют повысить производительность и эффективность труда. Необходимо внедрять в рабочий процесс все 6S во всех сферах деятельности, это беспрерывный процесс, это как идти в гору постоянно преодолевая сопротивление, но от этого становясь сильней.
Оценка продуктивности
Оценивайте личную продуктивность не по количеству затраченных на работу часов, а по тем результатам, которых вам удалось достичь.
Помните что время это основной ресурс, собой, чтобы более эффективно использовать временной ресурс, экономьте время на второстепенных задачах, а главным целям уделяйте больше внимания.
Это были основные советы, как повысить продуктивность, смотрите видео, прочтите стать как заставить себя работать, задавайте вопросы, если что не понятно.
Тот, кто неотступно следует своей цели добьётся успеха, других вариантов нет, халявы не существует, поэтому лучший вариант это добиваться своих целей и личная продуктивность вам в это поможет.
