7 советов по управлению временем, которые сделают продуктивным

Вы, наверняка, читали о различных методиках управления временем. Возможно, вы также посещали курсы или тренинги по этой теме. Из этих занятий вы знаете, что цель управления временем — максимально использовать время, которое у вас есть на то, чтобы что-то сделать полезное (успеть сделать все запланированное).

К сожалению, вы часто чувствуете себя перегруженным. Кажется, что времени, которым вы располагаете, недостаточно, чтобы выполнить всю работу. На самом деле, можно ожидать, что у успешных людей мозги работают быстрее и времени у них больше, чем у вас.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете правильно распоряжаться своим временем, чтобы быть более продуктивным на работе.

Вот семь советов по управлению временем, которые помогут вам быть максимально продуктивным.

Данные тактики я применяю в своей деятельности, они просты и очень эффективны!

1. Составьте список всех своих задач на месяц.

Перестаньте думать обо всей работе или задачах (заданиях), которые у вас есть. Отныне составляйте список всех своих задач на ближайший месяц. Вы можете записать его в тетрадь, блокнот или смартфон.

Почему это должно быть на один месяц? Потому что легче написать задачи на месяц, чем перечислять все задачи на год.

Кроме того, срок на месяц важнее, чем на год, поэтому не стоит лениться и откладывать дела на потом.

Составляя список дел, не беспокойтесь о том, какие задачи важны, а какие нет. В любом случае просто записывайте те задачи, которые у вас есть или которые приходят в голову.

2. Расставьте приоритеты.

После составления списка дел расставьте приоритеты. Это важно, потому что поможет вам сосредоточиться на важных задачах в первую очередь.

Одним из способов определения приоритетности задач является применение принципа Парето (правило 80/20). Вы сосредотачиваетесь на 20% задач, которые дают 80% результатов. Например, если у вас 25 задач в месяц, 20% x 25 задач — это 5 задач.

Именно эти пять задач важно и срочно выполнить в первую очередь, а остальные 20 задач можно сделать позже или делегировать часть из них. Это не невозможно, есть и такие задачи, которые не нужно делать, потому что они оказываются очень неважными.

Список приоритетных задач может быть разным каждый месяц, потому что он адаптируется к вашей ситуации и состоянию на тот месяц. Это позволит вам не зацикливаться на одной и той же задаче каждый месяц, что может вас утомить.

3. Составьте еженедельный список дел.

Следующим шагом после определения приоритетности задач является составление списка дел на неделю.

Список дел на неделю поможет вам понять, что вам нужно сделать и что необходимо выполнить на следующей неделе. В результате вы с радостью встретите рабочие дни недели.

Создавая еженедельный список дел, не перегружайте его, иначе он вас захлестнет. Достаточно написать 7-10 задач на неделю. Количество задач — это детализация (подзадача) ваших месячных приоритетов.

4. Составьте список дел на день.

Еженедельные задачи вы можете откладывать на потом. Чтобы избежать подобных проволочек, создавайте ежедневные задачи. Хитрость заключается в том, чтобы ограничить свой ежедневный список дел максимум тремя задачами.

Опять, это ограничение направлено на то, чтобы вы не чувствовали себя перегруженным. Помните, что многие люди создают длинные ежедневные задачи. Неудивительно, что они настолько перегружены этими задачами, что их рабочий день становится непродуктивным.

Вы можете создавать ежедневные задачи утром или накануне вечером. Можно предпочитать создавать список дел на день вечером, так как это более спокойное время, чем утро.

5. Выполняйте по одной задаче за раз.

Из своего ежедневного списка дел вы знаете, что нужно сделать в течение дня, верно? Что ж, на практике выполняйте по одной задаче за раз.

Не переходите к следующей задаче, если первая не выполнена, потому что это отнимет у вас время и энергию.

Когда вы работаете над задачей, попробуйте использовать технику работая каждые 25 минут. Через 25 минут сделайте 5-минутный перерыв (например, полежите на диване, сходите в туалет или сделайте кофе).

После этого снова продолжайте работать каждые 25 минут. Если вы завершили 4 блока времени (4 — 25-минутных блока), сделайте 30-минутный перерыв.

Применяя эту технику ваш мозг не будет быстро уставать. Кроме того, если ваша работа связана с писательством, вы избежите опасности слишком долгого сидения.

После того как все ежедневные дела сделаны, вы можете заняться тем, что осталось в оставшееся рабочее время. Например, вы можете открыть Facebook, ответить на электронное письмо, посмотреть видео на YouTube или прочитать любимую статью в блоге.

6. Оцените свой список дел.

Насколько продуктивно вы работаете? Вы можете найти ответ, просмотрев или оценив свой список дел. Вы можете делать эту оценку ежедневно или еженедельно.

Например, каждое воскресенье вечером оценивать свой список дел на неделю. Это занимает 5-10 минут, потому что это вы просто сравниваете запланированную задачу с выполненной.

Если есть невыполненная задача, вы добавляете ее в список дел на следующую неделю и работаете над ней как можно больше в понедельник, чтобы она была выполнена быстрее. Чем раньше, тем лучше, верно?

7. Уделяйте время отдыху.

Ваша жизнь не должна быть заполнена работой, работой и работой…

Однако вам также необходим отпуск, который помогает восстановить силы, расслабиться и снять стресс. Поэтому берите выходной после работы, который вы можете проводить еженедельно или ежемесячно.

Если предприниматель или фрилансер как я, то вы контролируете себя сами. Нет руководителя, который бы контролировал и направлял вас, если вы непродуктивны или ленивы.

Поэтому от того, как вы распоряжаетесь своим временем, зависит ваш успех.