Как написать броский пресс-релиз для журналистов + бонусный шаблон

Вы штатный специалист по маркетингу, отвечающий за продвижение продукции или услуг компании? Таким образом, вы знаете, что ничто не может принести вам большего трафика и результатов продаж, чем качественный пресс-релиз.

Главное преимущество заключается в том, что пресс-релиз — это экономичный рекламный инструмент: вам просто нужно написать взрывной материал и разослать его.

В большинстве случаев его публикация бесплатна. В отличие от таргетированной рекламы, все необходимые вложения — это ваше время и творческий потенциал.

Чтобы добиться успеха, ваша задача не только создать достойный шума пресс-релиз, но и поделиться им через захватывающее электронное письмо с пресс-релизом, которое заставит журналистов бороться за ваш выбор.

Нет гарантии, что все журналисты, на которых вы ссылаетесь, прочитают ваше письмо вместо того, чтобы отправить его в корзину. Вот почему действительно убедительное сообщение должно быть составлено ответственно.

В этой статье вы познакомитесь с некоторыми проверенными методами создания первоклассных электронных писем с пресс-релизами, а именно:

Структура: какой должна быть структура электронной почты для пресс-релизов, чтобы привлечь авторитетных журналистов.

Советы по написанию и отправке: конкретные рекомендации о том, как написать броское письмо (и как отправить электронное письмо с пресс-релизом).

Контрольные вопросы: что нужно проверить перед нажатием кнопки «Отправить».

Бонус: действенный шаблон электронного письма для пресс-релиза.

Структура электронного письма для пресс-релиза

Чтобы привлечь внимание редакции с первых строк и поддерживать их интерес на протяжении всего письма, убедитесь, что ваше электронное письмо состоит из следующих частей:

• Заголовок;
• Введение (важная информация в самом начале);
• Тело (подробное сообщение общего характера);
• Био (история компании);
• Контактная информация.

Заголовок.

Это краткое привлекающее внимание заявление, в котором резюмируются новости, которыми вы делитесь.

Лучший заголовок должен быстро привлекать внимание читателей — у вас есть около десяти секунд, чтобы убедить их продолжить поиск. Напишите короткое, ясное и понятное вступление.

Он должен ответить на вопрос: о чем это письмо?

Вы можете сделать заголовок первым или после того, как будет готово все письмо (иногда это проще). Небольшая подсказка: чтобы сделать заголовок действительно захватывающим, используйте ключевые слова, представленные в основном тексте.

Пример: «Узнайте, как Explorer запускает самое большое в мире сообщение в бутылке, созданное победителем конкурса Koenigsegg»

Информация, сосредоточенная здесь, должна раскрыть три момента:

• Что?
• Куда?
• Когда?

Стремитесь к простоте — напишите короткие предложения и дайте журналистам четкое описание того, о чем ваш пресс-релиз.

У редакторов обычно не так много времени, чтобы погрузиться в ваше письмо. Каждый день они получают десятки подобных сообщений.

Как выделить свое сообщение среди толпы?

Постарайтесь облегчить жизнь журналистам. Выведите основную идею на первый план, используя точные даты, факты, места и контакты. Таким образом вы увеличиваете шансы на то, что ваше электронное письмо будет замечено и, наконец, опубликовано.

Тело.

Это центральная часть вашего электронного письма с пресс-релизом, состоящая из подробного объяснения информации, представленной выше.

Обогатите дополнительные абзацы вспомогательными материалами и важными деталями (например, прямыми цитатами, соответствующей справочной информацией, статистикой и т.д.).

Если вам сложно определить уникальный подход к написанию тела, вы можете использовать любой универсальный шаблон электронного письма для пресс-релиза.

Биография компании.

Повысьте доверие журналистов, предоставив им достоверную информацию о своей компании: название, область, достижения, местонахождение штаб-квартиры и т.д.

Контактная информация.

Покажите, что вы настоящий человек и заслуживаете доверия. Поместите свою фотографию (если возможно), вашу должность, ссылку на ВКонтакте, электронную почту и номер телефона для быстрого набора.

Пришло время просмотреть весь текст.

Вам необходимо проверить, написали ли вы это простым языком и предоставили ли вы достаточно информации (или слишком много).

Для этого убедитесь, что ваше письмо отвечает на следующие вопросы:

• Что вы пытаетесь объявить?
• Какое значение имеет событие?
• Когда и где это произойдет или уже произошло?Какой формат мероприятия?
• Кто причастен?
• Какую роль здесь играет ваша компания? Если она не участвует в мероприятии, а только распространяет новости, отметьте это.

* Эти моменты относятся к электронному письму с пресс-релизом, в котором объявляются определенные события компании.

Настройте их, если основная идея вашего сообщения — объявление новостей другого типа, таких как установление партнерских отношений, запуск продукта или получение значительных достижений и наград.

Советы по написанию и отправке

Чтобы требовательные эксперты дочитали письмо до конца, соблюдайте следующие простые правила:

Ваш пресс-релиз должен отвечать на вопросы:

• Кто?
• Какой?
• Куда?
• Когда?
• Зачем?
• Как?

Он должен быть структурированным и иметь разумную длину.

Используйте списки: излагайте критические мысли в виде маркированного списка. Это наиболее эффективный способ восприятия информации людьми, поскольку нет необходимости тратить много времени и усилий на то, чтобы уловить идею электронного письма.

Сосредоточьтесь на главном вопросе в начале письма.

Назовите два или три абзаца основной причиной вашего письма. Создавайте контент, который заставит читателя узнать больше.

Непродуманное первое предложение обрекает на игнорирование остальной части релиза. Журналистов НЕ интересует, чем занималась ваша компания в последнее время — быстро вовлеките их, сделав выпуск интересным или полезным для них.

Приложите текст вашего оригинального пресс-релиза.

Кроме того, эти советы будут чрезвычайно полезны для вас, если вы все еще задаетесь вопросом, как правильно отправить электронное письмо с пресс-релизом, чтобы его не пропустили или проигнорировали:

Прежде всего, исследуйте свою отрасль, ища авторитетных журналистов, редакторов, блогеров и новостных агентств, которые уже публиковали материалы, относящиеся к вашей сфере и деятельности.

Не рассылайте всем один и тот же пресс-релиз — будьте избирательны. Персонализируйте письмо для каждого эксперта, чтобы повысить его доверие к вам.

Выполняйте адресную рассылку заранее, примерно за месяц до мероприятия (или сразу после его проведения).

После 2-3 дней молчания отправьте дополнительное письмо или позвоните, чтобы напомнить о себе. Будьте готовы рассказать больше о своем проекте и новостях.

Самый сложный шаг — дождаться ответа после отправки электронного письма. Нет никакой гарантии, что вы его вообще получите. Причины могут быть разными. Например, у журналиста просто не было времени прочитать ваше письмо или ваша новость не впечатлила его.

Чтобы снизить стресс во время ожидания ответа, отслеживайте процент открытий, чтобы определить, прочитано ли письмо. Эти данные позволят вам отправить дружеское письмо-напоминание.

Последняя проверка

Что произойдет после того, как вы закончите писать электронное письмо с пресс-релизом? Хорошо, вы с облегчением вздыхаете и отправляете.

Однако вам рекомендуется остановиться и, прежде чем нажимать кнопку «Отправить», еще раз проверьте свой текст:

• Достойна ли эта новость широкой огласки?
• А может, эта новость кажется важной только внутри вашей компании?

Прочтите свое электронное письмо вслух или дайте его прочитать одному из коллег.

Зачем?

Это поможет вам определить, удалось ли вам донести ключевую мысль пресс-релиза.

Вычитайте текст не менее трех раз, чтобы увидеть, нет ли в нем опечаток или грамматических ошибок.

Даже одна грамматическая ошибка может подорвать доверие опытного журналиста. Делайте перерывы между проверками, чтобы ваш мозг потом отдыхал и работал более эффективно.

Убедитесь, что вы отправляете пресс-релиз нужному человеку. Вместо того, чтобы отправлять письмо на адрес компании, свяжитесь с журналистом напрямую через его личный адрес электронной почты.

Очевидно ли, когда событие произошло или состоится? Укажите дату, чтобы журналист своевременно выполнял работу и понимал, насколько для вас важно получить публикацию быстрее.

Бонус: действенный шаблон пресс-релиза для объявления о мероприятии

Просто скопируйте его и настройте поля, указав информацию о вашей компании.

Привет, [ИМЯ].

Я хотел бы отправить вам небольшую заметку о [СОБЫТИЕ] [ОРГАНИЗАЦИИ] [ДАТА]. Во главе с молодежью [ГОРОДА] мы будем [КРАТКО ОПИСАТЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И «КТО, ЧТО, КОГДА, ГДЕ, ПОЧЕМУ» КТО УЧАСТВУЕТ?

ЧТО ВЫ НАДЕЕТЕСЬ ДОСТИГНУТЬ? ПРИСУТСТВУЕТ ЛЮБАЯ VIP-карта? ВКЛЮЧАЙТЕ ЗДЕСЬ ТОЛЬКО НАИБОЛЕЕ ЦЕННУЮ ИНФОРМАЦИЮ].

Ниже я разместил пресс-релиз с дополнительной информацией. Я могу предоставить дополнительную информацию, фотографии и организовать интервью, если хотите.

Как вы думаете, [NEWS OUTLET] может быть заинтересован в посещении и освещении наших мероприятий [EVENT]?

Есть несколько замечательных историй о вдохновляющих молодых людях, а также возможности фотографирования, которые, я знаю, будут иметь значение для вашего сообщества.

Я свяжусь с вами через несколько дней, чтобы узнать, не хотите ли вы рассказать об этом грандиозном событии.

Огромное спасибо! [ВАШЕ ИМЯ И КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ]

КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:
[Название компании] [Контактное имя] [Номер телефона] [Адрес электронной почты]

ДАТА ВЫПУСКА:
[Дата] [ПРИЛОЖЕННЫЙ ДОКУМЕНТ ДЛЯ ПРЕСС-РЕЛИЗА]

Вывод

Как отправить электронное письмо с пресс-релизом с максимальной вероятностью увидеть публикацию в прямом эфире?

Как было описано в статье, весь рабочий процесс можно свести к 5 основным действиям:

1. Убедитесь, что ваши новости достойны внимания.
2. Найдите журналиста, который, вероятно, будет заинтересован в освещении этой новости.
3. Напишите структурированное и краткое электронное письмо.
4. Отслеживайте открытые ставки.
5. Отправьте дополнительные письма или позвоните.

Наконец, всегда помните, что вы обращаетесь к людям, а не к машинам, поэтому пишите естественно, пытаясь вызвать эмоциональное влечение.