Чаще всего, первый контакт с другой фирмой осуществляется с помощью делового письма.Если не обращать внимания на то, как вы ведете переписку, то можно не наладить контакт. Каждая организация должна правильно составлять деловые письма.
Компания должна создать единые правила ведения электронной переписки. Это существенно сократит время для составления таких писем, упростит их восприятие. И, главное, ваши письма не останутся без ответа.
Структура писем
Все письма должны иметь одинаковую структуру независимо от вида деятельности.
Письмо начинается с обращения. Например «Уважаемые коллеги!», «Здравствуйте, Константин Семенович».
В каждом письме необходимо указать тему. Это поможет адресату быстрее понять суть и срочность вопроса.
Не должно быть никаких орфографических и пунктуационных ошибок. Текст должен быть разбит на абзацы.
Если вы о чем-то просите, то смело пишите: «Прошу Вас …» отдельным (желательно последним) абзацем.
Не удаляйте переписки. В том случае, если ответ на ваше письмо придет через долгое время, вы легко поймете, о чем речь.
Виды писем
Если разделять письма по их структуре, то существует два вида писем:
Договоренность, соглашение;
Сообщение.
1) С сообщением все просто. В этом письме вы просто сообщаете какую-либо информацию. Это может быть отчет о проделанной работе, предложение, претензия, отказ и т.д.
По структуре оно должно быть простым, без лишних деталей. В теме конкретно укажите вопрос, например, «Отказ от услуг». Если письмо направляется в другую организацию, то в начале темы укажите название вашей организации.
В конце сделайте подпись со своим именем. Если вы укажите весь отдел, то будет непонятно, как к вам обратиться.
2) Письмо-соглашение служит для подведения итогов по вопросу.
В теме укажите вопрос, который обсуждался на проведенной встрече. Укажите, даже если уверены, что собеседник поймет о чем речь.
В конце письма спросите, есть ли какие-то упущения, и поставьте свою подпись.
Оформление
Письмо должно быть написано в едином стиле. Можно выделить курсивом или жирным шрифтом заголовки и важные моменты. Не следует писать большими буквами;
Каждую мысль оформите в отдельный абзац. У каждого абзаца должен быть отступ для простоты восприятия;
Также важно, чтобы абсолютно все письма вашей организации были оформлены одинаково.
В деловой переписке необходимо соблюдать эти правила. Их можно назвать этикетом современной переписки. На каждое письмо придется потратить некоторое время.
Но если письма правильно оформлены, имеют четко сформулированную тему, то время на их обработку заметно сокращается.
Цените свое время и время ваших деловых партнеров.
